ما اختبار قبول المستخدمين، وكيف يختلف عن اختبار النظام؟
اختبار النظام يسأل ما إذا كان نظام ERP مُعدًّا بشكل صحيح. أما اختبار قبول المستخدمين فيسأل ما إذا كان موظفوكم قادرين على أداء أعمالهم فيه.
| اختبار النظام | اختبار قبول المستخدمين | |
|---|---|---|
| يُجريه | استشاريو التنفيذ | المستخدمون الرئيسيون ومستخدمون نهائيون مختارون |
| البيانات | بيانات نموذجية أو مرحّلة جزئيًا | التحميل التجريبي الثاني للبيانات الحقيقية |
| الحالات | كل إعداد ووظيفة على حدة | إجراءات كاملة، من الطلب حتى التحصيل ومن الشراء حتى السداد |
من يجب أن يُجري اختبار قبول المستخدمين، وكم يستغرق؟
يقود المستخدم الرئيسي في كل قسم الاختبار لمجاله، مع اثنين أو ثلاثة من المستخدمين النهائيين الذين يؤدون العمل يوميًا. ويعتمد مالك المشروع النتيجة. ويُعدّ الاستشاريون نظام الاختبار ويصلحون العيوب، لكنهم لا يختبرون نيابة عن المستخدمين.
لشركة متوسطة الحجم، خططوا لأسبوعين إلى ثلاثة على دورتين:
- الدورة 1. شغّلوا كل سيناريو مرة واحدة وسجّلوا كل عيب.
- الإصلاحات. يصلح فريق التنفيذ العيوب، الأكثر إلحاحًا أولًا.
- الدورة 2. أعيدوا اختبار الإصلاحات، ثم أعيدوا تشغيل السيناريوهات الحرجة كاملة للتأكد من أن شيئًا آخر لم يتعطل.
قبل بدء الدورة 1، تحققوا من أن لديكم:
ماذا يجب أن تختبروا في كل إجراء؟ قائمة التحقق لاختبار قبول المستخدمين
اختبروا إجراءات كاملة، بما فيها الحالات الصعبة التي تصادفونها كل شهر.
من الطلب حتى التحصيل
من الشراء حتى السداد
المخزون
المالية ونهاية الشهر
الضرائب والفوترة الإلكترونية
الصلاحيات والتقارير
كيف يبدو سيناريو اختبار قبول المستخدمين؟ مثال تطبيقي
إليكم سيناريو من موزّع أجهزة كهربائية في الرياض، يختبر عميلًا بحد ائتمان 100,000 ريال ومديونية قائمة قدرها 92,000 ريال.
| الخطوة | الإجراء | النتيجة المتوقعة | النتيجة |
|---|---|---|---|
| 1 | إدخال طلب لـ 200 كرتون من الكابلات بسعر 50 ريالًا: 10,000 ريال إضافة إلى ضريبة 15%، أي 11,500 ريال | إيقاف الطلب: ستبلغ مديونية العميل 103,500 ريال، فوق الحد | نجاح |
| 2 | يعتمد المدير المالي الطلب | الإفراج عن الطلب؛ وتسجيل المعتمِد والوقت | نجاح |
| 3 | يسلّم المستودع 150 كرتونًا | مذكرة تسليم لـ 150؛ ويبقى 50 كطلب مؤجل | نجاح |
| 4 | فوترة التسليم | فاتورة ضريبية بقيمة 8,625 ريالًا (7,500 إضافة إلى 1,125 ضريبة)، معتمدة في بيئة اختبار ZATCA، مع طباعة رمز QR | إخفاق: اسم العميل مطبوع بالإنجليزية فقط |
| 5 | يُرجع العميل 10 كراتين | إشعار دائن بقيمة 575 ريالًا مرتبط بالفاتورة الأصلية | نجاح |
| 6 | تسجيل دفعة العميل البالغة 8,050 ريالًا | تسوية الفاتورة والإشعار الدائن؛ ولا شيء مستحق على هذه الفاتورة | نجاح |
سُجّلت الخطوة 4 كعيب عالي الخطورة، لأن الفواتير الضريبية السعودية يجب أن تصدر بالعربية، ويجوز أن تظهر الإنجليزية إلى جانبها. فصُحّح تصميم الفاتورة وأُعيد تشغيل السيناريو كاملًا في الدورة 2، حيث نجحت كل الخطوات.
سيناريو واحد كهذا يختبر ستة أمور في وقت واحد. وعادةً ما تغطي من 20 إلى 40 سيناريو شركة متوسطة الحجم.
متى يمكنكم اعتماد اختبار قبول المستخدمين؟
عندما لا تكون هناك عيوب حرجة أو عالية الخطورة مفتوحة، ويكون لكل عيب متوسط أو منخفض متبقٍّ مسؤول وحل بديل وتاريخ. واتفقوا على مستويات الخطورة قبل بدء الاختبار، حتى لا يختلف أحد عليها في النهاية.
| الخطورة | المعنى | مثال | قبل بدء التشغيل؟ |
|---|---|---|---|
| حرجة | لا يمكن تنفيذ إجراء أساسي على الإطلاق | لا يمكن اعتماد الفواتير لدى ZATCA | يجب إصلاحها |
| عالية | الإجراء يعمل لكنه يعطي نتيجة خاطئة أو غير مطابقة للمتطلبات | نسبة ضريبة خاطئة على مجموعة أصناف | يجب إصلاحها |
| متوسطة | يعمل، مع حل بديل يدوي | تقرير يحتاج إلى إضافة عمود يدويًا | تاريخ إصلاح متفق عليه |
| منخفضة | شكلية | تسمية مكتوبة خطأ على الشاشة | يمكن أن تنتظر |
يجب أن تؤكد ورقة الاعتماد:
أين يسوء اختبار قبول المستخدمين عادةً؟
في المشاريع التي تديرها HYP، المشكلة الأكثر شيوعًا هي مختبرون لا يُعفَون أبدًا من أعمالهم اليومية. فيشغّلون السيناريوهات السهلة في الفجوات بين العمل الحقيقي ويتخطون الحالات الصعبة، التي تظهر بعد ذلك في الأسبوع الأول بعد بدء التشغيل.
والثانية هي الاختبار ببيانات نظيفة مختلَقة. فنظام الاختبار المحمّل بالتحميل التجريبي الحقيقي يكشف العملاء المكررين والوحدات الخاطئة وأرقام التسجيل الضريبي الناقصة التي تخفيها البيانات النموذجية. والمشكلتان كلتاهما في قائمتنا لـأخطاء تنفيذ أنظمة ERP السبعة التي نراها أكثر من غيرها.
وتُظهر صفحة تنفيذ نظام ERP ونقل البيانات كيف تُعدّ HYP السيناريوهات مع مستخدميكم الرئيسيين وتدير دورتي الاختبار.