كل ما عدا ذلك، مثل تقييمات الأداء وكتالوجات التدريب، يُستخدم أقل بكثير. يغطي هذا الدليل ما تؤديه البوابة، والميزات التي يستخدمها الموظفون ولماذا، ومثالًا تطبيقيًا من شركة خدمات في دبي، وما يجب التحقق منه قبل الإطلاق، وقائمة تحقق للإطلاق.
ما بوابة الخدمة الذاتية للموظفين؟
موقع إلكتروني أو تطبيق جوال، مرتبط بنظام الموارد البشرية والرواتب لديكم، يرى فيه الموظفون سجلاتهم ويقدّمون طلباتهم دون المرور بالموارد البشرية. ويستخدم المديرون البوابة نفسها لاعتماد هذه الطلبات.
الفرق عن البريد الإلكتروني أو النماذج الورقية أن كل طلب يصل إلى النظام ومعه البيانات الصحيحة مرفقة أصلًا. فطلب الإجازة يُظهر الرصيد مسبقًا؛ وشهادة الراتب تُظهر الراتب الحالي من نظام الرواتب مسبقًا؛ والاعتماد يذهب مباشرة إلى المدير الصحيح.
بالنسبة للموارد البشرية، الفائدة انقطاعات أقل وأخطاء كتابة أقل. وبالنسبة للموظفين، إجابات في أي ساعة، دون الانتظار في مكتب الموارد البشرية. وهذا أهم ما يكون في الشركات التي لديها موظفون موزعون على مواقع أو مناوبات أو مساكن عمال، حيث يصعب الوصول إلى الموارد البشرية في ساعات العمل.
ما ميزات الخدمة الذاتية التي يستخدمها الموظفون فعلًا؟
تلك المرتبطة بالمال، والإجازات، والمستندات التي يحتاجونها لطرف آخر، مثل بنك أو سفارة. وبناءً على ما تراه HYP لدى عملائها في الخليج، تقريبًا بترتيب الاستخدام:
| الميزة | لماذا يستخدمها الموظفون | من يستخدمها أكثر |
|---|---|---|
| قسائم الرواتب | التحقق من الأجر والعمل الإضافي والاستقطاعات؛ وتنزيلها لبنك أو مؤجر | الجميع، كل شهر |
| طلبات الإجازة ورصيدها | التخطيط للإجازات؛ ورؤية الرصيد قبل الطلب | الجميع |
| الخطابات | شهادات الراتب، وخطابات تحويل الراتب، وخطابات عدم الممانعة، وشهادات الخبرة | الموظفون المتقدمون لقروض أو تأشيرات أو إيجارات |
| الحضور وتصحيحاته | التحقق من البصمات؛ وتصحيح بصمة فائتة قبل إقفال الرواتب | موظفو المناوبات والمواقع |
| مطالبات المصروفات | تقديم الإيصالات مع صورة | موظفو المبيعات والعمل الميداني |
| تنبيهات انتهاء المستندات | تذكيرات بتجديد جواز السفر أو التأشيرة أو الهوية الإماراتية أو الإقامة | الموظفون الوافدون والموارد البشرية |
| طلبات القروض والسلف على الراتب | طلب سلفة على الراتب | الموظفون ذوو الأجور الأقل |
| تقييمات الأداء والتدريب | إجراءات رسمية | المديرون غالبًا، بضع مرات في السنة |
النمط ثابت: الميزات التي يحتاجها الموظفون لحياتهم تُستخدم دون أي دفع. أما الميزات التي تحتاجها الشركة، مثل التقييمات، فلا تُستخدم إلا عندما تنظّم الموارد البشرية حملة.
الخطابات تستحق اهتمامًا خاصًا. فشهادة الراتب التي كانت تستغرق يومين وتوقيعًا يمكن إنشاؤها في ثوانٍ، مع رمز تحقق يستطيع البنك فحصه.
ما الذي يتغير للموارد البشرية؟ مثال تطبيقي
شركة لإدارة المرافق في دبي لديها 450 موظفًا، معظمهم عمال نظافة وفنيون وحراس أمن يعملون بنظام المناوبات في 30 موقعًا للعملاء. وكان فريق الموارد البشرية المؤلف من ثلاثة أشخاص يتعامل مع نحو 520 طلبًا شهريًا شخصيًا أو بالهاتف أو عبر واتساب. والمثال توضيحي ولا يصف منتجًا محددًا.
أطلقت الشركة بوابة خدمة ذاتية يمكن للموظفين استخدامها من جوالاتهم، مع تسجيل دخول أول بسيط. وبعد ستة أشهر:
| نوع الطلب | شهريًا | تعاملت معه الموارد البشرية قبل | تتعامل معه الموارد البشرية بعد |
|---|---|---|---|
| نسخ قسائم الرواتب | 140 | 140 | 0 |
| طلبات الإجازة وأسئلة الرصيد | 210 | 210 | 20 |
| الخطابات: شهادات الراتب، وعدم الممانعة، والخطابات البنكية | 110 | 110 | 15 |
| تصحيحات الحضور | 60 | 60 | 10 |
| الإجمالي | 520 | 520 | 45 |
الطلبات التي لا تزال تصل إلى الموارد البشرية هي التي تحتاج إلى تقدير: خطاب غير معتاد لسفارة، أو إجازة خارج السياسة، أو بصمة متنازع عليها. ونقلت الموارد البشرية شخصًا واحدًا من الأعمال الورقية إلى زيارات المواقع.
أمران صنعا الفرق. فقد استطاع الموظفون استخدام البوابة على الجوالات التي يملكونها أصلًا، دون حاسوب محمول أو بريد إلكتروني للشركة. ودُرّب المشرفون في كل موقع أولًا، حتى يتمكنوا من مساعدة فرقهم في تسجيل الدخول الأول.
ما الذي يجب التحقق منه قبل اختيار البوابة؟
ما إذا كانت القوى العاملة الفعلية لديكم تستطيع استخدامها. فالبوابة المصممة لموظفي المكاتب بحواسيب محمولة ستُتجاهل من قوى عاملة تستخدم الجوالات في الغالب.
| التحقق | لماذا يهم في الخليج |
|---|---|
| تطبيق جوال أو موقع متوافق مع الجوال | كثير من موظفي المواقع والمناوبات ليس لديهم حاسوب أو بريد إلكتروني للشركة |
| تسجيل دخول دون بريد الشركة | رقم الجوال ورمز لمرة واحدة، أو رقم الموظف |
| اللغات | الإنجليزية والعربية كحد أدنى؛ وفكّروا في اللغات التي تقرؤها قواكم العاملة |
| بيانات حية من الرواتب والموارد البشرية | يجب أن تطابق قسائم الرواتب والأرصدة نظام الرواتب تمامًا، وإلا فُقدت الثقة |
| قوالب خطابات مع التحقق | تتحقق البنوك والمؤجرون من الخطابات بشكل متزايد؛ ويساعد رمز QR أو رقم مرجعي |
| توجيه الاعتمادات | تذهب الإجازات والخطابات إلى المدير الصحيح تلقائيًا |
| متابعة انتهاء المستندات | تجديدات التأشيرة والهوية الإماراتية والإقامة وجواز السفر متكررة ومكلفة إذا فاتت |
| حماية البيانات | يجب أن يرى الموظفون بياناتهم فقط؛ والمديرون بيانات فرقهم فقط |
بشأن حماية البيانات، لدى الإمارات والسعودية كلتيهما قوانين لحماية البيانات الشخصية. تعاملوا مع قسائم الرواتب والهويات والشهادات الطبية كبيانات شخصية: قيّدوا من يمكنه رؤيتها، وسجّلوا الوصول، واتفقوا على مكان استضافة البيانات.
كيف تطلقون الخدمة الذاتية بحيث يستخدمها الموظفون؟
ابدؤوا بالميزات الأربع التي يريدها الموظفون، واجعلوا تسجيل الدخول الأول سهلًا، وأوقفوا القنوات القديمة لهذه الطلبات بمجرد أن تعمل البوابة.
الخطوة الأكثر تخطيًا هي ما قبل الأخيرة. فما دامت الموارد البشرية تجيب عن طلبات قسائم الرواتب عبر واتساب، سيستمر كثير من الموظفين في إرسالها.
ماذا ترى HYP بعد إطلاق الخدمة الذاتية؟
الاستخدام يتبع الثقة. فعندما تطابق أولى قسائم الرواتب في البوابة ما تقاضاه الموظفون حتى آخر درهم، يرتفع الاستخدام بسرعة. وعندما يكون رصيد إجازة خاطئًا في الأسبوع الأول، يعود الموظفون إلى الاتصال بالموارد البشرية ويصعب استعادتهم.
لهذا فإن العمل قبل الإطلاق هو في معظمه عمل على البيانات: أرصدة الإجازات مرحّلة بشكل صحيح، والحضور يغذّي الرواتب، والبيانات البنكية متحقق منها. والخدمة الذاتية تكشف أيضًا أخطاء الرواتب أسرع، لأن الموظفين يتحققون من أرقامهم. ويغطي دليلنا عن أخطاء الرواتب في العمل الإضافي والإجازات والحضور أكثرها شيوعًا.
تعمل الخدمة الذاتية من HYP بالعربية والإنجليزية: فبوابة الخدمة الذاتية للموظفين (ESS) تعمل في المتصفح، ويستخدم الموظفون على الجوالات تطبيق الخدمة الذاتية للموظفين (ESS) للجوال. وكلاهما يغطي قسائم الرواتب والإجازات والخطابات الموثقة ومطالبات المصروفات والسلف على الراتب. اطّلعوا على طريقة عملها في صفحة بوابة الخدمة الذاتية للموظفين (ESS).