معظم الاعتمادات البطيئة مشكلة تصميم، لا مشكلة أشخاص. فالمديرون الثلاثة أنفسهم يوقّعون كل شيء، بالتتابع، من مكاتبهم، ولا أحد يعرف أين علق الطلب. يغطي هذا الدليل مصادر الاختناقات، وكيفية تحديد ما يحتاج إلى شخص، وكيفية تصميم مسار عمل يتحرك، ومثالًا تطبيقيًا من موزّع في الرياض، مع الضوابط التي يجب أن تبقى قائمة.
من أين تأتي اختناقات الاعتماد؟
تتباطأ الاعتمادات لعدد قليل من الأسباب، ولكل منها حل محدد. انظروا إلى أوامر الشراء أو فواتير الموردين أو الإشعارات الدائنة أو طلبات الإجازة للشهر الماضي، وستجدون عادةً اثنين أو ثلاثة منها في آن واحد.
| السبب | كيف يبدو | الحل |
|---|---|---|
| كل شيء يذهب إلى القمة | المدير العام يعتمد القرطاسية ومستلزمات التنظيف | شرائح اعتماد حسب المبلغ والنوع |
| اعتمادات متتابعة كان يمكن أن تكون متوازية | المالية تنتظر العمليات، التي تنتظر رئيس القسم | اعتماد متوازٍ حيث يتحقق المعتمدون من أمور مختلفة |
| لا حد زمني | تبقى الطلبات أسبوعًا بينما المعتمد مسافر | تذكيرات، ثم تصعيد بعد وقت محدد |
| لا نائب | لا شيء يتحرك خلال الإجازة السنوية | مفوّضون محددون لتواريخ محددة |
| الاعتماد من المكتب فقط | يعتمد المديرون مرة يوميًا، دفعة واحدة | الاعتماد من الهاتف، مع المستندات مرفقة |
| فحوص يجريها أشخاص كان يمكن أن يجريها النظام | يقارن المعتمد الفاتورة والأمر سطرًا بسطر | مطابقة تلقائية، يتعامل فيها الأشخاص مع الفروق فقط |
| حالة غير واضحة | يلاحق الموظفون الاعتمادات بالهاتف وواتساب | كل طلب يُظهر من لديه ومنذ متى |
السببان الأخيران هما الأهم. فعندما يقضي شخص وقت الاعتماد في التحقق من الحساب، يكون الاعتماد بطيئًا وضعيفًا معًا: بطيئًا لأنه يستغرق وقتًا، وضعيفًا لأن الناس يفوّتون أمورًا كانت قاعدة النظام ستكشفها في كل مرة.
كيف تحددون ما يحتاج فعلًا إلى شخص؟
ابدؤوا من الخطر، لا من سلسلة الاعتماد الحالية. لكل نوع من الطلبات، اسألوا ما الذي قد يسوء وما إذا كانت قاعدة ما تستطيع التحقق منه.
تعامل أطر الرقابة الداخلية مثل COSO التفويضات والاعتمادات كأنشطة رقابية، إلى جانب التحققات والمطابقات، وتتوقع أن يُدمج الفصل بين المهام بحيث لا يتحكم شخص واحد في المعاملة من بدايتها إلى نهايتها. لكنها لا تشترط توقيعًا رفيع المستوى على كل بند. فقاعدة النظام التي تحجب فاتورة لا تطابق أمر الشراء ضابط أيضًا، وأكثر موثوقية.
تقسيم عملي:
- قاعدة فقط. البنود الروتينية منخفضة القيمة حيث يستطيع النظام التحقق من كل ما يهم. ففاتورة المورّد التي تطابق أمر شراء معتمدًا واستلام بضائع ضمن هامش السماح لا تحتاج إلى توقيع إضافي.
- معتمد واحد. البنود ضمن الميزانية حيث يلزم التقدير، مثل طلب شراء أو خصم عميل ضمن شريحة مندوب المبيعات.
- معتمدان أو أكثر. المبالغ الكبيرة، والبنود خارج الميزانية، والموردون الجدد، وتجاوزات الأسعار دون التكلفة، والإشعارات الدائنة فوق حد معيّن، أو أي شيء يغيّر البيانات الرئيسية مثل الحساب المصرفي للمورّد.
اعتماد تغيير الحساب المصرفي للمورّد يستحق ذكرًا خاصًا. فهو من أكثر طرق الاحتيال في المدفوعات شيوعًا، ويجب أن يحتاج دائمًا إلى شخص ثانٍ، أيًا كان المبلغ.
كيف تصممون مسار عمل يتحرك؟
استخدموا هذه الخطوات لإعادة تصميم مسار عمل واحد في كل مرة، بدءًا بالمسار الذي يشتكي منه الناس أكثر.
- ارسموا المسار الحالي. من يعتمد، وبأي ترتيب، وكم تستغرق كل خطوة في المتوسط. وسجل الاعتمادات في نظام تخطيط موارد المؤسسة يحتوي عادةً على الطوابع الزمنية.
- صنّفوا الطلبات حسب شريحة الخطر. استخدموا المبلغ والنوع وحالة الميزانية. وإذا كانت لديكم بالفعل مصفوفة لاعتماد المشتريات، فأعيدوا استخدام شرائحها.
- دعوا النظام يجري الفحوص. المطابقة، وتوفر الميزانية، والالتزام بقائمة الأسعار، وكشف التكرار. فالطلبات الناجحة تمر؛ والاستثناءات تذهب إلى شخص.
- شغّلوا الاعتمادات بالتوازي حيثما أمكن. تتحقق المالية من الميزانية بينما تتحقق العمليات من الحاجة، في الوقت نفسه.
- حددوا حدودًا زمنية. تذكير بعد يوم عمل واحد، وتصعيد إلى مدير المعتمد بعد يومين.
- حددوا المفوّضين. لكل دور معتمد نائب، يُحدد في النظام لتواريخ الغياب.
- اعتمدوا والأدلة مرفقة. يُفتح أمر الشراء أو عرض السعر أو العقد مع الطلب، على الهاتف أو المكتب.
- راجعوا بعد شهر. متوسط وقت الاعتماد حسب الخطوة، وحصة الاعتماد التلقائي، وعيّنة من البنود المعتمدة تلقائيًا يفحصها التدقيق الداخلي أو الإدارة المالية.
ما الفرق الذي يحدثه ذلك؟ مثال تطبيقي
موزّع أغذية في الرياض يستلم نحو 900 فاتورة مورّد شهريًا. وكانت كل فاتورة تمر عبر ثلاثة معتمدين بالتتابع: مدير القسم، والمدير المالي، والمدير العام. وكان متوسط الوقت من الاستلام إلى الاعتماد ستة أيام عمل، وكانت دفعة السداد الأسبوعية تضيف المزيد.
يقدّم عدة موردين خصمًا بنسبة 2% للسداد خلال 10 أيام، بدلًا من الثلاثين المعتادة. وتبلغ فواتير هؤلاء الموردين 1,500,000 ريال شهريًا قبل ضريبة القيمة المضافة (1,725,000 ريال مع ضريبة 15%). ولأن الاعتمادات كانت بطيئة، لم تحصل الشركة على الخصم إلا في نحو 25% منها.
أعاد المدير المالي تصميم مسار العمل:
| شريحة الفاتورة (قبل الضريبة) | الفواتير شهريًا | القاعدة | الاعتمادات قبل | الاعتمادات بعد |
|---|---|---|---|---|
| أقل من 20,000 ريال، مطابقة للأمر والاستلام | 620 | اعتماد تلقائي | 1,860 | 0 |
| أقل من 20,000 ريال، غير مطابقة | 80 | مدير القسم | 240 | 80 |
| 20,000 إلى 100,000 ريال | 160 | المدير المالي | 480 | 160 |
| أكثر من 100,000 ريال | 40 | المدير المالي والمدير العام | 120 | 80 |
| الإجمالي | 900 | 2,700 | 320 |
انخفضت إجراءات الاعتماد من 2,700 إلى 320 شهريًا، أي بنسبة 88%. والطلبات التي تنتظر أكثر من يومي عمل تُصعَّد الآن تلقائيًا، وانتقلت دفعات السداد من أسبوعية إلى مرتين أسبوعيًا.
نتيجة الخصم:
| قبل | بعد | |
|---|---|---|
| حصة فواتير الخصم المسددة خلال 10 أيام | 25% | 85% |
| الخصم المحقق (2% من 1,500,000 ريال × الحصة) | 7,500 ريال شهريًا | 25,500 ريال شهريًا |
| المكسب | 18,000 ريال شهريًا، 216,000 ريال سنويًا |
خصم 2% للسداد قبل 20 يومًا يعادل نحو 37% سنويًا بالقيمة السنوية (2 ÷ 98 × 365 ÷ 20)، أي أكثر بكثير مما تجنيه معظم الشركات على النقد في البنك. وكيفية تعديل ضريبة القيمة المضافة على فاتورة مخفّضة تعتمد على طريقة توثيق المورّد للخصم، لذا اتفقوا على المعاملة مع مستشاركم الضريبي. وكل الأرقام توضيحية.
يرى المدير العام الآن 40 فاتورة شهريًا بدلًا من 900، وهي الأربعون الأكبر.
ما الضوابط التي يجب أن تبقى قائمة؟
يجب ألا يعني الاعتماد الأسرع رقابة أضعف. احتفظوا بهذه القواعد، واجعلوا النظام يفرضها بدلًا من الاعتماد على تذكّر الناس:
تضيف الفوترة الإلكترونية قاعدة توقيت في جانب المبيعات. فمع تطبيق الفوترة الإلكترونية في السعودية وتطبيقها تدريجيًا في الإمارات، يصعب تغيير الفاتورة أو الإشعار الدائن بعد إصداره، لذا يجب إكمال اعتمادات تجاوز الأسعار أو الخصومات الخاصة أو الإشعارات الدائنة قبل إصدار المستند، لا بعده.
ماذا ترى HYP عندما تصلح الشركات اعتماداتها؟
يرى فريق التنفيذ لدينا مشكلتين متعاكستين. فبعض الشركات تنسخ سلسلة اعتمادها الورقية إلى النظام، ثلاثة تواقيع لكل شيء، وتُفاجأ عندما يكون النظام بطيئًا كما كان الورق. وأخرى توقف الاعتمادات لتسرع، فتكتشف عند التدقيق أن أحدًا لم يعتمد تغيير الحساب المصرفي للمورّد وراء دفعة خاطئة.
الشركات التي تحسن ذلك تبدأ بفحوص النظام، لا بالتواقيع. فهي تترك المطابقة والميزانيات وقوائم الأسعار تكشف الأخطاء الروتينية، ولا ترسل إلى الأشخاص إلا الاستثناءات والبنود الكبيرة، وتجعل كل اعتماد ممكنًا من الهاتف مع المستندات مرفقة. كما تقيس وقت الاعتماد كل شهر، حتى يُكتشف أي اختناق جديد قبل أن يبدأ الموظفون في الالتفاف عليه.
يوجّه HYP الاعتمادات وفق القواعد التي تحددونها؛ اطّلعوا على طريقة العمل في صفحة HYP AI والأتمتة. وأيًا كان النظام الذي تستخدمونه، ابحثوا عن الاعتماد التلقائي للبنود الروتينية المطابقة، والتذكيرات والتصعيد، والتفويض عند الغياب، والاعتماد من الهاتف مع المستندات مرفقة، وسجل لكل خطوة.
قراءات ذات صلة: لتحديد الشرائح نفسها، اطّلعوا على حدود اعتماد المشتريات حسب المبلغ والإدارة: كيفية إعدادها. وللمطابقة التي تتيح للفواتير أن تعتمد نفسها، اطّلعوا على المطابقة الثلاثية: التحقق من أوامر الشراء واستلامات البضائع وفواتير الموردين.