إنها الضابط الرئيسي الذي يمنع الشركات من الدفع مقابل بضائع لم تستلمها قط، أو دفع أكثر مما اتفقت عليه. وهي أيضًا الدليل الذي يبحث عنه المدققون والجهات الضريبية عندما يسألون عمّا إذا كانت عملية الشراء حقيقية.
يشرح هذا الدليل ما يُطابَق، وكيفية تحديد هوامش السماح، ويتتبع فاتورة فيها نقص في التسليم وفرق في السعر. ويغطي ما يجب فعله عند فشل المطابقة، ولماذا تهم المطابقة لضريبة القيمة المضافة في الإمارات والسعودية، وقائمة تحقق للإعداد، وأسئلة شائعة.
ما المطابقة الثلاثية، وكيف تختلف عن المطابقة الثنائية والرباعية؟
يشير الرقم إلى عدد المستندات التي تُقارن قبل أن يمكن سداد الفاتورة.
| الطريقة | المستندات المقارنة | تُستخدم لـ |
|---|---|---|
| الثنائية | أمر الشراء والفاتورة | الخدمات والأصناف منخفضة القيمة حيث لا يوجد استلام فعلي، وغالبًا مع تأكيد الخدمة |
| الثلاثية | أمر الشراء، واستلام البضائع، والفاتورة | المخزون والبضائع المشتراة لإعادة البيع أو الإنتاج أو المشاريع |
| الرباعية | أمر الشراء، واستلام البضائع، وفحص الجودة، والفاتورة | البضائع التي يجب أن تجتاز الفحص قبل قبولها، مثل المواد الخام أو الأغذية أو قطع الغيار |
تجيب المطابقة الثلاثية عن ثلاثة أسئلة لكل سطر في الفاتورة:
- هل طلبناه؟ يوجد سطر أمر شراء معتمد لهذا الصنف من هذا المورّد.
- هل استلمناه؟ يُظهر استلام البضائع الكمية المسلّمة والمقبولة.
- هل الفاتورة صحيحة؟ كمية الفاتورة لا تتجاوز الكمية المقبولة، وسعر الفاتورة هو سعر الأمر.
إذا كانت الإجابة عن الثلاثة نعم، فلا أحد يحتاج إلى النظر في الفاتورة. وعندها يقضي موظفو الحسابات الدائنة وقتهم في الاستثناءات بدلًا من التأشير على كل سطر.
للخدمات، استبدلوا استلام البضائع بتأكيد خدمة من الشخص الذي تلقى الخدمة: بطاقة عمل مكتملة، أو سجل ساعات عمل معتمد، أو تأكيد شهري لعقد صيانة.
ما الذي يجب التحقق منه بالضبط؟
تحققوا على مستوى السطر، لا إجماليات الفاتورة فقط. فقد تتطابق الإجماليات بينما تكون الأسطر الفردية خاطئة في اتجاهين متعاكسين.
| الفحص | مقابل | قاعدة معتادة |
|---|---|---|
| المورّد ورقم التسجيل الضريبي | البيانات الرئيسية للمورّد وأمر الشراء | المورّد نفسه، ورقم تسجيل ضريبي صالح |
| مرجع أمر الشراء | أمر شراء مفتوح | يجب أن تذكر الفاتورة أمرًا معتمدًا ومفتوحًا |
| الصنف | سطر الأمر | رمز الصنف أو وصفه نفسه |
| الكمية | استلام البضائع | الكمية المفوترة لا تتجاوز الكمية المقبولة |
| سعر الوحدة | سطر الأمر | ضمن هامش السماح للسعر |
| الخصومات والرسوم | شروط أمر الشراء | فقط الرسوم المتفق عليها في الأمر، مثل الشحن |
| ضريبة القيمة المضافة | النسبة والمعاملة الضريبية للصنف | 5% في الإمارات، و15% في السعودية، ما لم يكن خاضعًا لنسبة الصفر أو معفى |
| الإجماليات والعملة | أسطر الفاتورة | مجموع الأسطر مضافًا إليه ضريبة القيمة المضافة يساوي إجمالي الفاتورة |
| التكرار | الفواتير السابقة | المورّد ورقم الفاتورة والمبلغ نفسه غير مقيّد مسبقًا |
يكشف فحص التكرار أموالًا أكثر مما تتوقعه معظم الشركات. فالفاتورة نفسها تصل بالبريد الإلكتروني، ومع المندوب، ومرة أخرى مع كشف الحساب، وتبدو كل نسخة أصلية.
كيف تُحدَّد هوامش السماح في المطابقة؟
هامش السماح هو الفرق الذي تقبلونه دون مراجعة. وبدونه، يوقف كل فرق تقريب الفاتورة. ومع هامش واسع أكثر من اللازم، تمر المبالغات الصغيرة في الأسعار في كل مرة.
حددوا ثلاثة هوامش سماح:
- السعر: الأقل بين نسبة مئوية ومبلغ لكل سطر، مثل 1% أو 50 درهمًا. فالمبلغ يمنع هامش 1% من تمرير مبالغات كبيرة على الأسطر الكبيرة.
- الكمية: صفر عادةً للفوترة الزائدة. فلا يجب أن تدفعوا أبدًا مقابل أكثر مما قبلتم. أما الفوترة بأقل مما استُلم فلا بأس بها؛ وسيتبعها الباقي.
- إجمالي الفاتورة: مبلغ صغير، مثل 5 دراهم، لاستيعاب فروق التقريب بين نظام المورّد ونظامكم.
اتفقوا على تغييرات الأسعار في أمر الشراء، لا في الفاتورة. فإذا رفع المورّد أسعاره، يعدّل المشتري الأمر ويعود عبر الاعتماد. ثم تتطابق الفاتورة مع الأمر المعدّل.
أبلغوا عن استخدام هوامش السماح شهريًا. فإذا كانت فواتير مورّد واحد تقع عند حافة هامش السماح في كل مرة، فقد أصبح الهامش زيادة أسعاره.
كيف تبدو المطابقة الثلاثية؟ مثال تطبيقي
شركة تجارية في الشارقة تطلب ثلاثة أصناف من مورّد محلي. وكل المبالغ بالدرهم، قبل ضريبة القيمة المضافة ما لم يُذكر غير ذلك. وهوامش السماح لدى الشركة هي سعر ضمن الأقل بين 1% أو 50 درهمًا لكل سطر، ولا فوترة زائدة في الكمية.
| السطر | المطلوب | سعر أمر الشراء | المستلم والمقبول | الكمية المفوترة | سعر الفاتورة | قيمة الفاتورة | النتيجة |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| أ: حوامل الكابلات | 500 | 42.00 | 500 | 500 | 42.00 | 21,000.00 | مطابق |
| ب: لوحات التوزيع | 200 | 85.00 | 180 | 200 | 85.00 | 17,000.00 | فشل الكمية: 20 لم تُستلم |
| ج: جلب الكابلات | 1,000 | 6.50 | 988 (رُفضت 12 لتلفها) | 1,000 | 6.75 | 6,750.00 | فشل الكمية والسعر |
| الإجمالي | 44,750.00 |
إجمالي الفاتورة 44,750 درهمًا إضافة إلى 2,237.50 درهمًا ضريبة قيمة مضافة، أي 46,987.50 درهمًا. وكان أمر الشراء بمبلغ 44,500 درهم إضافة إلى 2,225 درهمًا ضريبة قيمة مضافة.
سعر السطر ج أعلى بمقدار 0.25 درهم للوحدة، أي فرق 3.8% قيمته 250 درهمًا على الكمية المفوترة. وهذا يتجاوز حدّي 1% و50 درهمًا كليهما، لذا يفشل.
ما يعتمده النظام:
| السطر | المعتمد | الاحتساب | المحتجز |
|---|---|---|---|
| أ | 21,000.00 | 500 × 42.00 | 0.00 |
| ب | 15,300.00 | 180 × 85.00 | 1,700.00 |
| ج | 6,422.00 | 988 × 6.50 | 328.00 |
| الإجمالي | 42,722.00 | 2,028.00 |
المبلغ المطابق 42,722 درهمًا، أو 44,858.10 درهمًا مع ضريبة القيمة المضافة. والمبلغ المحتجز 2,028 درهمًا، أو 2,129.40 درهمًا مع الضريبة.
كيف تُسوّى الفروق. يتواصل المشتري مع المورّد. فتصل لوحات التوزيع العشرون في الأسبوع التالي، وتُستلم مقابل الأمر نفسه، ويُفرج تلقائيًا عن مبلغ 1,700 درهم المحتجز للسطر ب. ويقبل المورّد أن زيادة سعر جلب الكابلات لم يُتفق عليها قط، ويصدر إشعارًا دائنًا للوحدات الاثنتي عشرة المرفوضة وفرق السعر: 328 درهمًا إضافة إلى 16.40 درهمًا ضريبة قيمة مضافة. ويشير الإشعار الدائن إلى الفاتورة الأصلية، وتُخفض ضريبة المدخلات المطالب بها بمقدار 16.40 درهمًا.
من دون المطابقة، كانت الشركة ستدفع 2,129.40 درهمًا أكثر مما تدين به، في فاتورة واحدة.
ماذا يجب أن تفعلوا عند فشل المطابقة؟
أرسلوا كل نوع استثناء إلى الشخص القادر على إصلاحه، مع موعد نهائي.
| الاستثناء | السبب المعتاد | من يسوّيه | النتيجة المعتادة |
|---|---|---|---|
| فوترة أكثر من المستلم | نقص في التسليم أو شحنة جزئية | المخازن والمشتري | انتظار الباقي، أو طلب إشعار دائن |
| سعر أعلى من الأمر | زيادة سعر من المورّد غير متفق عليها، أو أمر لم يُحدَّث | المشتري | إشعار دائن، أو أمر معدّل عبر الاعتماد |
| بضائع مرفوضة عند الفحص | تلف، أو صنف خاطئ، أو إخفاق في الجودة | الجودة والمشتري | إرجاع للمورّد وإشعار دائن |
| فاتورة قبل استلام البضائع | يفوتر المورّد عند الإرسال | المخازن | احتجاز حتى استلام البضائع |
| لا يوجد أمر شراء | شراء خارج الإجراء | مقدّم الطلب ومديره | اعتماد بأثر رجعي، يُسجَّل كمخالفة للسياسة |
السطر الأخير هو الأهم. فالفواتير التي لا أمر شراء لها لا يمكن مطابقتها، وفيها يختبئ الإنفاق غير المصرّح به. ضعوا قاعدة: لا أمر شراء، لا دفع، باستثناء فئات مثل المرافق يُتفق عليها مسبقًا.
لماذا تهم المطابقة الثلاثية لضريبة القيمة المضافة؟
في كلا البلدين، تُسترد ضريبة المدخلات استنادًا إلى فاتورة ضريبية صالحة. وتضيف المطابقة دليلًا على أن التوريد وراء تلك الفاتورة حقيقي.
الإمارات. التحقق من صلاحية رقم التسجيل الضريبي للمورّد وبيانات الفاتورة قبل قيد الفاتورة ممارسة جيدة في ضريبة القيمة المضافة. والأمر المعتمد واستلام البضائع والفاتورة المطابقة جزء من مسار الأدلة الذي يُظهر توريدًا حقيقيًا بسعر متفق عليه.
السعودية. يجب أن يحتفظ العميل بفاتورة ضريبية صالحة لخصم ضريبة المدخلات، والتوريد الذي يبقى غير مسدد لفترة طويلة قد يعني وجوب تعديل الخصم. لذلك تحتاج الفواتير المحتجزة في نزاع مطابقة لأشهر إلى متابعة.
ما الذي يجب التحقق منه قبل تفعيل المطابقة؟
ماذا ترى HYP لدى فرق الحسابات الدائنة؟
لدى الشركات التجارية والمقاولين والمصنّعين في أنحاء الخليج، كثيرًا ما يجد فريق التنفيذ لدينا أن المطابقة تحدث، لكن على الورق. فيتحقق محاسب من فاتورة مطبوعة مقابل أمر مطبوع، ويتصل بالمستودع ليسأل عمّا إذا كانت البضائع قد وصلت، ثم يؤشّر على الفاتورة. وهذا ينجح مع 50 فاتورة شهريًا وينهار مع 500. وكثيرًا ما تُدخل استلامات البضائع بعد التسليم بأيام، فتبقى الفواتير في درج بانتظارها.
الفرق التي تتقن ذلك غيّرت عادتين. فالمخازن تسجّل الاستلامات في النظام يوم وصول البضائع، والمشترون يصلحون أمر الشراء عند تغيّر السعر، قبل وصول الفاتورة. ومع هاتين العادتين، تتطابق معظم الفواتير دون أن يلمسها أحد.
في HYP، تنتقل طلبات الشراء وطلبات عروض الأسعار وأوامر الشراء إلى استلامات البضائع وفواتير الموردين في النظام نفسه، لذا تُطابَق الفواتير مع الأمر والاستلام سطرًا بسطر، وتُحتجز الفروق للمراجعة قبل الدفع.
قراءات ذات صلة: حدود اعتماد المشتريات حسب المبلغ والإدارة: كيفية إعدادها، وتقييم الموردين: منح الموردين درجات حسب السعر والتسليم والجودة.