عند تطبيقها جيدًا، تُسرّع المشتريات الصغيرة وتوجّه اهتمام الإدارة العليا إلى حيث يوجد المال. يغطي هذا الدليل ما تحتويه المصفوفة، ومثالًا حسب المبلغ والقسم، وكيفية تحديد الحدود، والقواعد التي تمنع الالتفاف عليها، ومثالًا تطبيقيًا.
ما مصفوفة اعتماد المشتريات؟
جدول يجيب عن سؤال واحد لكل طلب شراء: من يجب أن يوافق قبل أن نُلزم أموال الشركة؟ ويُسمى أحيانًا تفويض الصلاحيات للمشتريات.
للمصفوفة العملية خمسة أجزاء:
- شرائح المبالغ. نطاقات قيمة، مثل حتى 5,000 درهم أو من 25,001 إلى 100,000 درهم. وقرروا مرة واحدة ما إذا كانت تشمل ضريبة القيمة المضافة؛ ومعظم الشركات تستخدم المبلغ قبل الضريبة.
- القسم أو مركز التكلفة. من ينفق، حتى يعتمد المدير الصحيح.
- نوع الشراء. كثيرًا ما تتبع البضائع المعدّة لإعادة البيع والمصروفات التشغيلية والبنود الرأسمالية مسارات مختلفة.
- حالة الموازنة. الشراء المدرج في الموازنة قد يحتاج إلى اعتمادات أقل من غير المدرج.
- الأدوار المعتمِدة. أدوار، مثل المدير المالي، لا أسماء، حتى تصمد المصفوفة أمام تغيّر الموظفين، إضافة إلى نائب مسمّى لكل دور أثناء الغياب.
الاعتمادات تراكمية عادةً: فالشراء في شريحة أعلى يحتاج إلى المعتمِدين الأدنى إلى جانب الأعلى، فيرى مدير القسم دائمًا ما يشتريه فريقه.
كيف تبدو مصفوفة الاعتماد حسب المبلغ والقسم؟
إليكم نقطة انطلاق لموزّع خليجي متوسط الحجم. المبالغ قبل ضريبة القيمة المضافة. وكل خلية تسمّي من يعتمد؛ و«إضافة إلى» تعني أن هذا المعتمِد يوقّع إلى جانب معتمِدي الشريحة السابقة.
| المبلغ (درهم، قبل الضريبة) | المستودع والعمليات | المبيعات والتسويق | تقنية المعلومات | البنود الرأسمالية، أي قسم |
|---|---|---|---|---|
| حتى 5,000 | مشرف المستودع | مدير المبيعات | مدير تقنية المعلومات | مدير القسم والمدير المالي |
| من 5,001 إلى 25,000 | مدير العمليات | مدير المبيعات | مدير تقنية المعلومات | إضافة إلى المدير العام |
| من 25,001 إلى 100,000 | إضافة إلى المدير المالي | إضافة إلى المدير المالي | إضافة إلى المدير المالي | مدير القسم والمدير المالي والمدير العام |
| من 100,001 إلى 500,000 | إضافة إلى المدير العام | إضافة إلى المدير العام | إضافة إلى المدير العام | إضافة إلى المالك أو مجلس الإدارة |
| فوق 500,000 | إضافة إلى المالك أو مجلس الإدارة | إضافة إلى المالك أو مجلس الإدارة | إضافة إلى المالك أو مجلس الإدارة | إضافة إلى المالك أو مجلس الإدارة |
كثيرًا ما تحصل مشتريات البضائع لإعادة البيع على مجموعة حدود منفصلة وأعلى لمدير المشتريات، لأنها متكررة ومدرجة في الموازنة ويُتحقق منها مقابل مستويات إعادة الطلب. أما المشتريات غير المدرجة في الموازنة فترتفع شريحة واحدة.
الأرقام أقل أهمية من الشكل: اعتمادات قليلة للمشتريات الصغيرة الكثيرة، وأكثر للقليلة الكبيرة.
كيف تحددون حدود الاعتماد؟
من سجل مشترياتكم، لا من نموذج جاهز. ست خطوات:
- صدّروا أوامر الشراء للسنة الماضية. المبلغ والقسم والمورّد والنوع لكل منها.
- انظروا إلى التوزيع. في معظم الشركات، الغالبية الكبرى من الأوامر صغيرة، وعدد قليل منها يشكّل معظم الإنفاق.
- حددوا الشرائح بحيث يرى المعتمِدون الكبار الإنفاق، لا العدد. والهدف الجيد أن يعتمد المدير العام أقل من 10% من الأوامر لكن أكثر بكثير من نصف الإنفاق.
- عيّنوا الأدوار والنواب. دور معتمِد واحد لكل شريحة وقسم، ونائب لكل منها.
- اربطوا الاعتمادات بالموازنات. تحققوا من كل طلب مقابل الموازنة المتبقية لمركز تكلفته، وارفعوا الطلبات غير المدرجة في الموازنة شريحة واحدة.
- اكتبوها وأعدّوها في النظام. سياسة من صفحة واحدة، تعتمدها الإدارة، والقواعد نفسها مُعدّة في نظام ERP.
راجعوا المصفوفة مرة سنويًا، وكلما اشتكى المعتمِدون من كثرة الطلبات الصغيرة أو وجد المدققون مشتريات كبيرة باعتمادات قليلة جدًا.
ما القواعد التي تمنع الالتفاف على حدود الاعتماد؟
المصفوفة لا تعمل إلا إذا تعذّر تجاوزها. وهذه القواعد تسد الثغرات المعتادة:
- لا أوامر مجزأة. الحاجة الواحدة طلب واحد. ويجب أن ينبّه النظام إلى عدة أوامر للمورّد نفسه خلال أيام قليلة تتجاوز معًا شريحة ما.
- اعتمدوا الالتزام كاملًا. للعقود والخدمات المتكررة، اعتمدوا القيمة السنوية أو الإجمالية للعقد، لا الفاتورة الشهرية.
- لا أحد يعتمد طلبه. إذا كان مقدّم الطلب هو المعتمِد لتلك الشريحة، يذهب الطلب إلى المستوى التالي.
- الاعتماد قبل الطلب. لا يصدر أمر الشراء إلا بعد الاعتماد؛ والفاتورة التي تصل دون أمر معتمد تُوقف.
- التغييرات تعود للاعتماد. أي زيادة فوق هامش صغير، مثل 5% أو 1,000 درهم، تعيد الأمر عبر المصفوفة.
- الحالات الطارئة تُعتمد لاحقًا، وبسرعة. اسمحوا بالمشتريات العاجلة بالهاتف، لكن سجّلوها واحصلوا على الاعتماد الرسمي خلال يومي عمل.
- الدفع يطابق الأمر. لا تدفع المالية إلا عندما يتطابق أمر الشراء واستلام البضائع وفاتورة المورّد.
القاعدتان الأولى والأخيرة هما الأكثر اختبارًا من المدققين.
ما الفرق الذي تُحدثه المصفوفة؟ مثال تطبيقي
موزّع أغذية في الشارقة كان يُصدر نحو 1,800 أمر شراء سنويًا، وكان مديره العام يعتمد كل أمر فوق 1,000 درهم. فكانت الطلبات تنتظر ثلاثة أيام في المتوسط، ويقضي المدير العام ساعات أسبوعيًا على مواد التنظيف والقرطاسية. وهذا المثال مركّب، مع تغيير التفاصيل.
صدّر المدير المالي أوامر سنة كاملة ووجد أن معظمها صغير، بينما تشكّل بضعة أوامر كبيرة للبضائع والمعدات معظم الإنفاق. فاعتمدت الشركة مصفوفة كالمصفوفة أعلاه. والأثر:
| قبل | بعد | |
|---|---|---|
| الأوامر التي يعتمدها المدير العام | نحو 1,100 سنويًا | نحو 110 سنويًا |
| حصة إجمالي الإنفاق التي يراها المدير العام | معظمه | ما زال معظمه |
| متوسط وقت الاعتماد | 3 أيام | أقل من يوم للأوامر الصغيرة |
| الأوامر المجزأة المكتشفة | لا تحقق | ينبّه إليها النظام |
في الشهر الثاني، نبّه النظام إلى أمرين بقيمة 24,000 درهم لكل منهما للمورّد نفسه للتغليف في اليوم نفسه. وكانا معًا يتجاوزان شريحة الـ 25,000 درهم، فذهبا إلى المدير المالي، الذي تفاوض على أمر واحد بسعر أفضل.
يعتمد المدير العام الآن نحو أمر واحد من كل ستة عشر، لكنه ما زال يرى المشتريات التي تحدد تكاليف السنة.
ماذا ترى HYP عندما تحدد الشركات حدود الاعتماد؟
نمطان. فبعض الشركات تبدأ بمستويات كثيرة جدًا، فيحتاج طلب ورق الطابعة إلى ثلاثة توقيعات ويجد الموظفون طرقًا للالتفاف على النظام. وأخرى لديها مصفوفة على الورق لا يطبّقها النظام، فتخرج أوامر الشراء أولًا وتُجمع الاعتمادات لاحقًا، هذا إن جُمعت.
المصفوفات التي تنجح بسيطة بما يكفي لتسعها صفحة واحدة، ومدمجة في شاشة الطلب. فيرى مقدّم الطلب من يجب أن يعتمد قبل الإرسال، ويتلقى المعتمِدون الطلب على جوالاتهم، ولا يمكن طباعة الأمر أو إرساله إلى المورّد بالبريد الإلكتروني حتى يصل آخر اعتماد.
والأوامر المعتمدة نقد التزمتم به أيضًا. وإدخالها في توقعات التدفق النقدي لـ 13 أسبوعًا يُظهر متى سيخرج ذلك النقد. واطّلعوا على كيفية توجيه HYP لطلبات الشراء والاعتمادات والأوامر في صفحة المشتريات وإدارة الموردين.