مقال
حدود اعتماد المشتريات حسب المبلغ والإدارة: كيفية إعدادها
مصفوفة اعتماد المشتريات: كيفية تحديد حدود الاعتماد حسب المبلغ والإدارة، والقواعد التي تمنع تجزئة الطلبات، ومثال محلول لموزع خليجي.
طلبات التوريد وطلبات عروض الأسعار (RFQ) وأوامر الشراء
من طلب الشراء إلى الأمر الصادر
تنقل وحدة طلبات التوريد وطلبات عروض الأسعار وأوامر الشراء (Purchase Requisitions, RFQ & Purchase Orders) احتياج الشراء من الطلب مرورًا بعروض الأسعار واختيار المورد حتى أمر شراء معتمد وصادر. ويبقى كل قرار قابلًا للتتبع.
إمكانات برنامج أوامر الشراء من الطلب حتى الإصدار
يبدأ الشراء عندما يحدد قسم أو مستودع أو مشروع أو فرع احتياجًا. ودون مسار محدد، تصل الطلبات بشكل غير رسمي، وتبقى عروض الأسعار في جداول البيانات، ولا يعرف أحد كيف قورن الموردون، وتكون مسؤولية الاعتماد غير واضحة.
طلبات المواد وطلبات الشراء
ترفع الأقسام طلبات المواد وطلبات الشراء للبضائع أو الخدمات قبل وجود أي أمر للمورد. وتراجع المشتريات والإدارة التفاصيل وتعتمد الطلبات وتبقى على اطلاع بالطلب عبر الفروع والمستودعات والمشروعات ومراكز التكلفة.
HYP ERP
إدارة طلبات عروض الأسعار
أصدروا طلبات عروض الأسعار لجمع عروض الموردين للبضائع أو الخدمات المطلوبة، ليحل سجل منظم يستخدمه المشترون للمقارنة والتفاوض محل التعامل غير الرسمي مع عروض الأسعار.
HYP ERP
عروض الموردين واختيار المورد
تابعوا عروض الموردين وأجروا تحليل اختيار المورد، بمقارنة العروض من حيث السعر والتوفر ومواعيد التوريد المتوقعة واستجابة المورد قبل تحديد المورد الذي يتلقى الأمر.
HYP ERP
أوامر الشراء وتعديلاتها وإلغاؤها
أنشئوا أمر الشراء بعد اختيار المورد، بوصفه الالتزام الرسمي بالشراء الذي يسجّل ما طُلب ومن أي مورد وبأي شروط وبأي حالة تسليم أو استلام متوقعة. وعندما يلزم تعديل الأمر أو إلغاؤه، يحافظ التعامل المنضبط مع الإلغاء على إمكانية تتبّع سجل الشراء ومسار القرار.
HYP ERP
ضوابط الاعتماد والإصدار
تتبع طلبات الشراء وأوامر الشراء إجراءات اعتماد وإصدار مبنية على قواعد الصلاحيات في شركتكم، ما يقلل الشراء غير المصرّح به ويضمن مراجعة القرارات المهمة قبل المضي فيها.
HYP ERP
ما يتضمنه
ما تتضمنه طلبات التوريد وطلبات عروض الأسعار وأوامر الشراء
شاشات الطلبات وعروض الأسعار والأوامر في وحدة المخزون والمشتريات.
الطلبات
- طلبات المواد (MR)
- إصدار طلبات المواد والإصدار الاستثنائي
- طلبات الشراء (PR)
- اعتمادات طلبات الشراء
- تأكيد شراء بنود الخدمات
عروض الأسعار
- طلبات عروض الأسعار
- عروض الموردين
- تحليل عروض الأسعار واختيار المورد
- متابعة طلبات عروض الأسعار
الأوامر والاعتمادات
- أوامر الشراء
- إصدار أوامر الشراء والإصدار الاستثنائي
- إلغاء أمر الشراء: مباشرة أو بطلب
- قوائم انتظار الاعتماد لأوامر الشراء وطلبات الشراء وطلبات المواد
- إعدادات المستخدمين للاعتماد والإصدار
التقارير
- حالة أوامر الشراء
- تفاصيل الشراء
- تفاصيل الشراء حسب استلام البضائع
- لوحة معلومات المشتريات
كيف يتحول طلب التوريد إلى أمر شراء
طلب التوريد
يسجّل القسم الطالب الاحتياج ويقدّمه للاعتماد.
عرض السعر
ترسل المشتريات طلب عرض أسعار وتسجّل عرض كل مورد.
الاختيار
يقارن المشترون عروض الأسعار ويختارون المورد.
الإصدار
يجتاز أمر الشراء ضوابط الاعتماد والإصدار.
المتابعة
تُتابَع حالة الأمر خلال التوريد والاستلام.
من المدونة
أدلة حول هذا الموضوع
الأسئلة الشائعة حول طلبات الشراء وأوامر الشراء
هل يمكن للمستخدمين رفع طلبات الشراء في HYP ERP؟
نعم. في HYP ERP، يرفع المستخدمون طلبات المواد أو طلبات الشراء، فيُسجَّل كل احتياج للشراء ويُراجَع قبل أن تُنشئ المشتريات أمرًا للمورد.
هل يدير HYP ERP طلبات عروض الأسعار؟
نعم. يتيح HYP ERP لفرق المشتريات إصدار طلبات عروض الأسعار وتنظيم ردود الموردين في النظام، فيُحفَظ كل عرض مستلم لاحتياج ما مع ذلك الاحتياج.
هل يمكن مقارنة عروض الموردين في HYP ERP؟
نعم. يتابع HYP ERP عروض الموردين ويوفر تحليل اختيار المورد، ليساعد المشترين على تقييم العروض من حيث السعر والتوفر ومواعيد التوريد المتوقعة واستجابة المورد قبل الاختيار.
هل يمكن أن تتطلب أوامر الشراء اعتمادًا في HYP ERP؟
نعم. تتبع طلبات الشراء وأوامر الشراء في HYP ERP إجراءات اعتماد وإصدار مبنية على قواعد الصلاحيات في الشركة، فيُراجَع كل أمر من الجهة المخوّلة قبل وصوله إلى المورد.
هل يمكن إلغاء أمر الشراء بشكل منضبط؟
نعم. يتعامل HYP ERP مع إلغاء أوامر الشراء عبر إجراء منضبط، فيبقى الأمر الملغى والقرارات التي وراءه قابلة للتتبع في سجل الشراء.
تحكّموا في المسار من الطلب حتى أمر الشراء
شاهدوا طلب توريد يُعتمد وعروض أسعار تُقارَن وأمر شراء يصدر في HYP ERP.