الطلب المعتاد يمتد لأشهر. فالمقاول يقبل عرض سعر لكمية حديد أو بلوك أو إسمنت تكفي مبنى كاملًا، ثم يطلب التوريدات حسب حاجة الموقع. فتتغير الأسعار، وتتغير الكميات، وتخرج البضائع من أي ساحة لديها مخزون. وكل خطوة من هذه تحتاج إلى سجل يرتبط بعرض السعر الأصلي.
يغطي هذا الدليل عروض الأسعار، والتوريدات الجزئية، والمخزون متعدد الساحات، وتحويل الوحدات، ثم يتابع طلب مشروع واحد من عرض السعر حتى الفاتورة النهائية. وينتهي بقائمة تحقق لتقييم البرامج وأسئلة شائعة.
كيف يجب أن تعمل عروض أسعار مواد البناء؟
في مواد البناء، عرض السعر هو حيث يُكسب الهامش أو يُخسر. ويدير معظم التجار ثلاثة أنواع من الأسعار في وقت واحد:
| نوع السعر | من يحصل عليه | كم يدوم | ما الذي يجب ضبطه |
|---|---|---|---|
| قائمة الأسعار القياسية | العملاء العابرون والنقديون | حتى تتغير القائمة | من يمكنه تعديل القائمة، ومتى تسري التغييرات |
| قائمة أسعار العميل | المقاولون المنتظمون ذوو الحسابات | تُراجع عادةً كل ربع سنة أو سنويًا | أي العملاء مرتبطون بأي قائمة |
| عرض سعر المشروع | مقاول لمشروع مسمّى | تاريخ صلاحية، غالبًا من 7 إلى 30 يومًا للحديد وأطول للبلوك أو الركام | الخصم المعتمد، والصلاحية، والكميات، وما إذا كانت الأسعار ثابتة أم مرتبطة بسعر السوق |
ثلاثة ضوابط تمنع معظم مشكلات عروض الأسعار.
تواريخ صلاحية يطبّقها النظام. فأسعار حديد التسليح والإسمنت قد تتحرك خلال أسابيع. والعرض المقبول بعد تاريخ صلاحيته لا يجب أن يتحول إلى طلب بالسعر القديم دون اعتماد.
حدود خصم حسب الدور. يمكن لمندوبي المبيعات تقديم خصم حتى حد متفق عليه؛ وأي شيء دون الحد الأدنى للسعر، أو دون التكلفة زائد هامش أدنى، يذهب إلى مدير. ويجب تسجيل الاعتماد على عرض السعر.
العرض ينتقل إلى الطلب. عندما يقبل المقاول، يجب أن يصبح العرض أمر البيع بالأسعار والكميات نفسها، وأن تشير كل توريدة وفاتورة إليه. فإذا أعاد الموظفون كتابة العروض في الطلبات، تنحرف الأسعار.
للمشاريع الكبيرة، سجّلوا أيضًا ما إذا كان السعر ثابتًا طوال عمر الطلب أم يُراجع عند تغيّر سعر المورّد. فالنزاعات بشأن ارتفاع أسعار الحديد أثناء المشروع تعود عادةً إلى ما نص عليه العرض.
كيف تتعاملون مع التوريدات الجزئية والفوترة؟
نادرًا ما يأخذ المقاول طلبًا كاملًا دفعة واحدة. فطلب حديد تسليح من 120 طنًا قد يخرج على 15 شاحنة خلال أربعة أشهر، أحيانًا من ساحات مختلفة. وكل حمولة تحتاج إلى مذكرة تسليم خاصة بها، ويجب أن يُظهر الطلب ما سُلّم وما فُوتر وما لا يزال معلقًا.
التسلسل المعتاد:
- طلب السحب: يطلب الموقع كمية مقابل الطلب المفتوح، غالبًا بالهاتف أو واتساب. سجّلوها على الطلب، لا كعملية بيع جديدة.
- مذكرة التسليم: تخرج البضائع من الساحة بمذكرة تسليم تذكر الطلب والأصناف والكمية والمركبة. ويوقّعها الموقع عند الاستلام.
- الفاتورة: أصدروا فاتورة ضريبية بالكمية المسلّمة، تشير إلى الطلب ومذكرة التسليم.
- الرصيد: تنخفض الكمية المفتوحة في الطلب بالكمية المسلّمة. وعندما تصل إلى الصفر، أو يؤكد المقاول أنه لا يحتاج إلى المزيد، أغلقوا الطلب.
التوقيت مهم لضريبة القيمة المضافة. ففي الإمارات، تاريخ توريد البضائع عمومًا هو أسبق التسليم أو الدفع أو الفاتورة الضريبية، وتتوقع الهيئة الاتحادية للضرائب الفاتورة الضريبية خلال 14 يومًا من ذلك التاريخ. وفي السعودية، تُستحق الفاتورة الضريبية بحلول اليوم الخامس عشر من الشهر التالي للتوريد، ويجب اعتماد الفواتير الضريبية بين الشركات عبر منصة فاتورة (FATOORA) من ZATCA وفق المرحلة الثانية. وفوترة التوريدات دفعة واحدة في نهاية الشهر شائعة، لكن تحققوا من أنها لا تزال ضمن هذه المواعيد.
ممارستان تحميان النقد. أولًا، أدخلوا توقيع الموقع أو صورة مذكرة التسليم الموقّعة في النظام في اليوم نفسه؛ فمذكرات التسليم غير الموقّعة هي السبب الأكثر شيوعًا لاعتراض المقاولين على الفواتير. ثانيًا، تحققوا من حد ائتمان العميل مقابل قيمة الطلبات غير المسلّمة إلى جانب الفواتير غير المسددة، حتى لا يُخفي طلب مفتوح كبير التعرض الحقيقي.
كيف تتابعون المخزون عبر الساحات والوحدات؟
تُشترى مواد البناء بوحدة وتُباع بأخرى، ويوجد المخزون في أماكن متعددة. ويجب أن يتعامل النظام مع كل ذلك دون أن يحوّل الموظفون الوحدات بآلة حاسبة.
| الصنف | يُشترى بـ | يُباع بـ | التحويل الذي يجب تسجيله |
|---|---|---|---|
| حديد تسليح، 16 مم | الطن | أسياخ بطول 12 م، أو الطن | يزن سيخ 16 مم نحو 1.58 كغ للمتر، فالسيخ الواحد بطول 12 م نحو 18.96 كغ والطن الواحد نحو 52.7 سيخًا |
| الإسمنت | الطن أو المنصات | أكياس 50 كغ | 20 كيسًا للطن |
| البلوك الخرساني | المنصات أو الشاحنات | القطع أو المنصات | عدد القطع في المنصة، حسب مقاس البلوك |
| الخشب الرقائقي والألواح | الصناديق | الألواح | عدد الألواح في الصندوق |
| الأنابيب | الحزم | القطع أو الأمتار | عدد القطع في الحزمة، والأمتار في القطعة |
الوزن النظري والفعلي. كثيرًا ما يُباع الحديد بالوزن النظري لكنه يُشترى بوزن الميزان، ونادرًا ما يتطابقان. سجّلوا الاثنين، وراجعوا الفرق شهريًا. فالفجوة الثابتة إما تفاوت في الدرفلة أو فقد في المخزون، ويجب أن تعرفوا أيهما.
الأطوال المقطوعة والفضلات. إذا كنتم تقطعون الحديد وتثنونه، أو تقطعون الأنابيب والألواح حسب المقاس، فإن الفضلات مخزون بقيمة أقل. سجّلوها في المخزون كصنف منفصل، أو اشطبوها، لكن لا تدعوها تختفي. وإلا أظهرت الساحة نقصًا هو في الحقيقة هدر غير مسجّل.
التحويلات بين الساحات. يجب أن يكون نقل المخزون من ساحة إلى أخرى تحويلًا بخطوة إرسال وخطوة استلام، حتى تكون البضائع في الطريق مرئية. فإذا نقل النظام المخزون فورًا، فإن شاحنة لا تصل أبدًا لا تترك أثرًا.
المتاح، لا المتوفر فقط. المخزون المحجوز لطلبات مشاريع مفتوحة موجود على الرف لكنه غير متاح للبيع. ويحتاج مندوبو المبيعات إلى رؤية الكمية المتاحة حسب الساحة، وإلا وُعد بالحديد نفسه مرتين.
كيف يبدو طلب مشروع واحد من عرض السعر حتى الفاتورة النهائية؟
تاجر في دبي لديه ساحتان في جبل علي والشارقة يقدّم لمقاول عرض سعر لـ 100 طن من حديد التسليح 16 مم لمبنى سكني. والعرض 2,600 درهم للطن دون ضريبة القيمة المضافة، صالح لمدة 14 يومًا، والسعر ثابت للتوريدات خلال 60 يومًا من القبول ويُراجع بعد ذلك. ويقبل المقاول في اليوم 10، فيحجز التاجر 100 طن عبر الساحتين.
| التوريدة | اليوم | الساحة | الأطنان | السعر للطن (درهم) | الفاتورة دون الضريبة (درهم) | الضريبة 5% (درهم) | الرصيد المفتوح (أطنان) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 14 | جبل علي | 24.0 | 2,600 | 62,400 | 3,120 | 76.0 |
| 2 | 28 | جبل علي | 24.0 | 2,600 | 62,400 | 3,120 | 52.0 |
| 3 | 49 | الشارقة | 20.0 | 2,600 | 52,000 | 2,600 | 32.0 |
| 4 | 80 | الشارقة | 22.0 | 2,750 | 60,500 | 3,025 | 10.0 |
| الإجمالي | 90.0 | 237,300 | 11,865 |
ما حدث على الطريق:
- التوريدة 3 جاءت من الشارقة لأن مخزون جبل علي انخفض. ولأن المخزون كان محجوزًا حسب الساحة، استطاع مسؤول الإرسال رؤية ذلك قبل حجز الشاحنة.
- التوريدة 4 وقعت بعد فترة السعر الثابت البالغة 60 يومًا، وكانت تكلفة التاجر نفسه قد ارتفعت. وكان العرض يسمح بالمراجعة، ففوتر التاجر بسعر 2,750 درهمًا، مع اعتماد السعر الجديد وتدوينه على الطلب قبل الإرسال.
- الأطنان العشرة الأخيرة أُلغيت عندما تغيّر تصميم المقاول. فأغلق التاجر الطلب وحرّر الحجز، فعاد المخزون متاحًا لعملاء آخرين.
كان هامش الطلب نحو 19,140 درهمًا، أي 8.1% من المبيعات، على أساس تكلفة 2,380 درهمًا للطن لأول 68 طنًا و2,560 درهمًا لآخر 22 طنًا. ودون بند مراجعة السعر، كانت التوريدة 4 ستحقق 880 درهمًا بدلًا من 4,180 درهمًا، وكان هامش الطلب سينخفض إلى نحو 15,840 درهمًا.
كل مستند في السلسلة، من عرض السعر إلى أربع مذكرات تسليم وأربع فواتير، يشير إلى الطلب نفسه. وعندما استفسر مهندس الكميات لدى المقاول عن التوريدة 3، طابقها التاجر مع مذكرة التسليم الموقّعة في دقائق.
ما الذي يجب التحقق منه عند اختيار برنامج لتجارة مواد البناء؟
اطلبوا من المورّدين عرض كل من هذه بأصنافكم وطلب مشروع حقيقي، لا بشركة نموذجية.
عروض الأسعار والتسعير
الطلبات والتوريدات والفواتير
المخزون والساحات
التقارير
إذا احتاج مورّد إلى تطوير مخصص لكثير من هذه، فالنظام على الأرجح مبني للتجارة العامة، ومن المرجح أن تبقى جداول البيانات.
ماذا ترى HYP لدى تجار مواد البناء؟
يعمل فريق التنفيذ لدينا مع تجار الحديد والإسمنت والبلوك ومواد البناء العامة في الإمارات والسعودية. وتظهر الفجوات الثلاث نفسها في كل اجتماع أول تقريبًا.
العروض موجودة خارج النظام. يبني مندوبو المبيعات العروض في Excel أو واتساب، فيُدخل الطلب شخص آخر، ولا يكون السعر المتفق عليه دائمًا هو السعر المفوتر. ونقل العروض إلى النظام هو عادةً أسرع مكسب للهامش.
الطلبات المفتوحة غير مرئية. فالحسابات ترى الفواتير غير المسددة لكنها لا ترى الأطنان الستين التي لا تزال للتسليم في طلب مشروع. فتُتخذ قرارات الائتمان على نصف التعرض.
يُطابق مخزون الساحات مرة سنويًا. فتتراكم فروق الوزن النظري ووزن الميزان والفضلات والتحويلات غير المسجلة حتى يُظهر جرد نهاية السنة نقصًا لا يستطيع أحد تفسيره. والجرد الشهري للأصناف سريعة الحركة، حسب الساحة، يكشف السبب وهو لا يزال حديثًا.
يربط حل HYP لتجارة مواد البناء عروض الأسعار وأوامر البيع ومذكرات التسليم والفواتير، مع المخزون حسب الساحة وتحويلات الوحدات لكل صنف. اطّلعوا على طريقة عمله في صفحة تجارة مواد البناء.
قراءات ذات صلة: للتجار المستوردين، اطّلعوا على التكلفة الواصلة للمستوردين: كيف تُضاف تكاليف الشحن والرسوم الجمركية والتخليص إلى تكلفة الصنف. ولإدارة تعرض المقاولين، اطّلعوا على حدود الائتمان للعملاء والحسابات المتأخرة: روتين تحصيل للموزعين.