يوضح هذا الدليل كيفية تحديد حد الائتمان، وما يجب أن تتضمنه سياسة الائتمان، وخطوات التحصيل حسب أيام التأخير، ومثالًا تطبيقيًا من تقرير أعمار الذمم، وقائمة التحقق الأسبوعية التي تُبقيها قائمة.
كيف تحددون حد ائتمان العميل؟
ابدؤوا مما سيشتريه العميل والمدة التي تمنحونه إياها للدفع. ومعادلة بسيطة:
حد الائتمان = المشتريات الشهرية المتوقعة × (مدة السداد بالأيام + 15) ÷ 30
الأيام الخمسة عشر الإضافية تغطي التأخيرات المعتادة والتوريد التالي. فالعميل الذي يشتري بـ 60,000 درهم شهريًا بشروط 60 يومًا يحصل على 60,000 × 75 ÷ 30 = 150,000 درهم.
ثم عدّلوا حسب المخاطر:
- سجل التعامل. يبدأ العملاء الجدد بحد أقل، غالبًا نقدًا أو بحد صغير في الأشهر الثلاثة إلى الستة الأولى.
- تقرير مكتب الائتمان. في الإمارات، تقدّم شركة الاتحاد للمعلومات الائتمانية تقارير ائتمانية عن الشركات؛ وفي السعودية، تقدّمها سمة.
- القوائم المالية والمراجع التجارية للحدود الأكبر.
- الضمانات. يمكن أن يدعم ضمان بنكي أو شيكات مؤجلة حدًا أعلى.
راجعوا كل حد مرة سنويًا على الأقل، وفورًا عندما يبدأ العميل في التأخر بالدفع أو يطلب زيادة كبيرة.
ماذا يجب أن تتضمن سياسة حدود ائتمان العملاء؟
صفحة أو صفحتان وقّعتها المبيعات والمالية والإدارة جميعًا. ويجب أن تغطي:
أهم سطر هو من يمكنه الإفراج عن طلب موقوف. فإذا كان بإمكان أي مندوب مبيعات ذلك، فلن تصمد السياسة في نهاية الشهر. ويجب أن يقتصر الإفراج على المدير المالي، مع تسجيل السبب في كل مرة.
ما خطوات التحصيل التي يجب اتخاذها مع تأخر الفواتير؟
الخطوات نفسها في كل مرة، تزداد حزمًا عند نقاط محددة. فالقابلية للتوقع أهم من الشدة: إذ يدفع العملاء أولًا للموردين الذين يتابعون دائمًا.
| أيام التأخير | الإجراء | من |
|---|---|---|
| قبل 3 أيام من الاستحقاق | تذكير ودّي مع كشف حساب | مسؤول الائتمان، يُرسل تلقائيًا |
| 1 إلى 7 | بريد تذكير ومكالمة لفريق حسابات العميل | مسؤول الائتمان |
| 8 إلى 15 | مكالمة ثانية؛ والاتفاق على موعد دفع كتابةً | مسؤول الائتمان |
| 16 إلى 30 | يزور مندوب المبيعات المالك أو يتصل به؛ والطلبات الجديدة تحتاج إلى اعتماد المالية | المبيعات ومسؤول الائتمان |
| 31 إلى 60 | إيقاف الحساب: لا توريدات جديدة حتى يُخفَّض الرصيد | المدير المالي |
| 61 إلى 90 | مطالبة كتابية نهائية؛ وتسييل أي ضمان | المدير المالي |
| أكثر من 90 | إجراءات قانونية أو شركة تحصيل؛ ومراجعة مخصص الخسائر المتوقعة للحساب | المدير المالي والإدارة |
يجب أن يكون فريق المبيعات جزءًا من التحصيل، لا محميًا منه. فمندوب المبيعات الذي يعلم أن العمولة تُدفع على المبيعات المحصّلة، لا المفوترة، يأخذ شروط الدفع على محمل الجد.
كيف يبدو الروتين في تقرير أعمار الذمم؟ مثال تطبيقي
يشغّل موزّع أغذية في دبي تقرير أعمار الذمم المدينة كل يوم اثنين. إليكم خمسة من عملائه هذا الأسبوع، بالدرهم، مع الإجراء الذي يحدده الروتين لكل منهم.
| العميل | الحد | الرصيد | غير مستحق | 1–30 يومًا | 31–60 يومًا | 61–90 يومًا | أكثر من 90 يومًا | الإجراء |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| سوبرماركت | 300,000 | 280,000 | 220,000 | 60,000 | مكالمة ثانية؛ والاتفاق على موعد الدفع | |||
| مجموعة مطاعم | 150,000 | 172,000 | 90,000 | 50,000 | 32,000 | تجاوز الحد وأكثر من 30 يومًا: إيقاف حتى سداد 32,000 درهم المتأخرة أكثر من 30 يومًا | ||
| بقالة | 40,000 | 38,500 | 38,500 | مطالبة نهائية؛ وتقديم الشيك المؤجل | ||||
| فندق | 200,000 | 120,000 | 120,000 | لا شيء | ||||
| سلسلة مقاهٍ | 60,000 | 45,000 | 45,000 | استشارة قانونية؛ ومراجعة المخصص |
عبر العملاء الخمسة، يتأخر 225,500 درهم من أصل 655,500 درهم، أي نحو الثلث، و83,500 درهم متأخرة أكثر من 60 يومًا. ودون الروتين، كانت مجموعة المطاعم ستظل تتلقى التوريدات: فقد رأى فريق مبيعاتها عميلًا جيدًا، لا عميلًا تجاوز حده و30 يومًا معًا.
الإيقاف لا يعني الخسارة. فقد دفعت مجموعة المطاعم مبلغ 32,000 درهم بعد يومين، ما أعاد رصيدها أيضًا ضمن حدها، فاستُؤنفت التوريدات.
ماذا يجب أن يتحقق منه مسؤول الائتمان كل أسبوع وكل شهر؟
كل أسبوع
كل شهر
متوسط فترة التحصيل هو الرقم الوحيد الذي يجب مراقبته: الذمم المدينة مقسومة على المبيعات الآجلة، مضروبة في أيام الفترة. فإذا ارتفع شهرين متتاليين، فانظروا إلى العملاء الذين يدفعونه للأعلى قبل أن يظهر في رصيد البنك.
كم يجب أن تخصصوا للديون المعدومة؟
وفق المعيار الدولي للتقرير المالي 9 (IFRS 9)، يغطي المخصص الخسائر الائتمانية المتوقعة على كل الذمم المدينة من يوم فوترتها، لا الديون المتأخرة أكثر من 90 يومًا فقط. ويستخدم معظم الموزعين مصفوفة مخصصات: معدل خسارة لكل شريحة عمرية، مبني على سجل خسائرهم ومعدّل وفق الظروف الحالية. وبتطبيقها على العملاء الخمسة في المثال، بمعدلات توضيحية:
| الشريحة العمرية | الرصيد (درهم) | معدل الخسارة التوضيحي | المخصص (درهم) |
|---|---|---|---|
| غير مستحق | 430,000 | 1% | 4,300 |
| 1–30 يومًا | 110,000 | 3% | 3,300 |
| 31–60 يومًا | 32,000 | 10% | 3,200 |
| 61–90 يومًا | 38,500 | 25% | 9,625 |
| أكثر من 90 يومًا | 45,000 | 50% | 22,500 |
| الإجمالي | 655,500 | 42,925 |
حددوا المعدلات من سجل الشطب لديكم وراجعوها مرة سنويًا على الأقل. وحيث تعرفون أكثر عن عميل بعينه، مثل حساب في إجراءات قانونية، قيّموه منفردًا بدلًا من استخدام معدل الشريحة.
ماذا ترى HYP لدى الموزعين الذين يعانون من المتأخرات؟
الحدود موجودة عادةً؛ أما الإيقاف فلا. فحدود الائتمان مسجلة في بطاقة العميل، لكن الطلبات ما زالت تُدخل وتُسلَّم لأن التحقق يحدث لاحقًا، في المالية، بعد خروج البضائع. وعندها لا تبقى أداة سوى مكالمة هاتفية.
الموزعون الذين لديهم أقل أرصدة متأخرة يتحققون من الائتمان لحظة إدخال الطلب، بما في ذلك البيع بالسيارات على جهاز محمول، ولا يسمحون إلا للمالية بالإفراج عن طلب موقوف. ويدفعون أيضًا عمولة المبيعات على المبيعات المحصّلة. وهذه التغييرات الثلاثة تفعل أكثر من أي نص تحصيل.
التحصيلات تغذّي تخطيط النقد مباشرة. ويوضح دليلنا عن توقعات التدفق النقدي لـ 13 أسبوعًا كيفية تحويل تقرير أعمار الذمم هذا إلى مقبوضات متوقعة. ويتحقق HYP من حدود الائتمان عند إدخال الطلب. واطّلعوا على كيفية تعامل HYP مع ضبط الائتمان وكشوف الحساب والذمم المدينة في صفحة حسابات المقبوضات والمدفوعات.