تقرير عدم المطابقة هو الرابط بين الجودة وبقية المنشأة. فدفعة مواد خام مرفوضة يجب أن تحجب ذلك المخزون عن الإنتاج، وتبدأ إرجاعًا أو مطالبة للمورّد، وتترك سجلًا يُحتسب على تقييم المورّد. وإذا كان تقرير عدم المطابقة على الورق في مكتب الجودة، فلا شيء من ذلك يحدث تلقائيًا.
يغطي هذا الدليل أين يجب الفحص وبأي قدر، وإجراء تقرير عدم المطابقة خطوة بخطوة، ومثالًا تطبيقيًا لدفعة مرفوضة من استلام البضائع حتى إشعار الدائن من المورّد. وينتهي بالإجراء التصحيحي، وما يبحث عنه مدققو ISO 9001، وأسئلة شائعة.
أين يجب أن يفحص المصنع؟
افحصوا حيث يكون اكتشاف العيب أرخص. فالمادة الخام الخاطئة التي تُكتشف عند استلام البضائع تكلّف مكالمة هاتفية للمورّد؛ أما المشكلة نفسها التي يكتشفها العميل فتكلّف سحب منتج.
| نقطة الفحص | ما يُفحص | الفحوص المعتادة | ما يحدث للمخزون |
|---|---|---|---|
| الوارد (استلام البضائع) | المواد الخام، والتغليف، والمكوّنات المشتراة | شهادة التحليل، والأبعاد، والوزن، والملصقات، والأضرار الظاهرة، والاختبارات المخبرية للخصائص الرئيسية | يُحتجز في الحجر حتى الإفراج عنه، ثم ينتقل إلى المخزون المتاح |
| أثناء التصنيع | الأعمال تحت التشغيل في مراحل أو فترات محددة | وزن التعبئة، والحرارة، والأبعاد، وعزم الربط، والفحوص البصرية، وتخلية الخط | إيقاف الخط أو ضبطه إذا خرج عن الحدود؛ واحتجاز الإنتاج المتأثر |
| النهائي (قبل الإرسال) | البضائع التامة الصنع، حسب الدفعة أو اللوط | أخذ العيّنات مقابل مواصفات المنتج، والتغليف والملصقات، وترميز مدة الصلاحية | الإفراج للبيع، أو الاحتجاز بانتظار قرار تقرير عدم المطابقة |
لكل نقطة، اكتبوا خطة فحص لكل صنف أو منتج: الخصائص المطلوب فحصها، والطريقة، وحدود القبول، وحجم العيّنة. وأبقوها قصيرة بما يكفي لأن يتبعها المفتشون فعلًا.
ضابطان يجعلان الفحص فعّالًا لا شكليًا.
الحجر افتراضيًا. المواد الواردة التي تحتاج إلى فحص يجب أن تصل بحالة حجر لا يصرفها النظام للإنتاج. ولا يحدث الإفراج إلا عند نجاح الفحص.
سجّلوا النتائج، لا النجاح أو الإخفاق فقط. فوزن تعبئة 498 غ مقابل حد أدنى 495 غ ينجح، لكن اتجاهًا لأوزان متناقصة ينذر بمشكلة قبل أول إخفاق.
بأي قدر يجب الفحص؟
فحص كل وحدة نادرًا ما يكون عمليًا، ولا يضمن الجودة أيضًا: فالمفتشون يفوّتون العيوب عند فحص آلاف الأصناف المتطابقة. ويستخدم معظم المصانع أخذ عيّنات القبول للفحص الوارد والنهائي.
المعيار الذي يستخدمه معظم المشترين والموردين هو ISO 2859-1، أخذ العيّنات بالسمات. وإصداره الحالي، ISO 2859-1:2026، نُشر في يناير 2026، ليحل محل إصدار 1999 ويضيف إجراءات تخطي اللوط. وهو يعمل في ثلاث خطوات:
- اختاروا مستوى الفحص. مستوى الفحص العام II هو الافتراض المعتاد؛ ويستخدم المستوى I عيّنات أصغر والمستوى III أكبر.
- اعثروا على حجم العيّنة من حجم اللوط. يعطي الجدول حرفًا رمزيًا لحجم اللوط والمستوى، ويعطي الحرف الرمزي حجم العيّنة.
- حددوا حد الجودة المقبول (AQL). لحد الجودة المقبول المختار، يعطي الجدول رقم قبول ورقم رفض للوحدات المعيبة في العيّنة.
| حجم اللوط | الحرف الرمزي (المستوى II) | حجم العيّنة |
|---|---|---|
| 151–280 | G | 32 |
| 281–500 | H | 50 |
| 501–1,200 | J | 80 |
| 1,201–3,200 | K | 125 |
| 3,201–10,000 | L | 200 |
تحدد شركات كثيرة حدود جودة مقبولة مختلفة حسب فئة العيب: لا شيء مقبول للعيوب الحرجة التي تؤثر على السلامة أو المشروعية، وحد صارم مثل 1.0 للعيوب الرئيسية، وحد أوسع مثل 2.5 أو 4.0 للعيوب الشكلية البسيطة. اتفقوا على ذلك مع الموردين والعملاء كتابةً، حتى لا يكون الرفض مفاجأة أبدًا.
فحوص أثناء التصنيع مختلفة: فهي تتبع عادةً تكرارًا ثابتًا، مثل خمس زجاجات كل 30 دقيقة، مع رسم النتائج لرصد الانحراف.
ما خطوات تقرير عدم المطابقة؟
| الخطوة | ما يحدث | من |
|---|---|---|
| 1. التحديد | يسجّل المفتش العيب: الصنف، والدفعة، والكمية، وما الذي أخفق مقابل أي حد، مع صور أو نتائج اختبار | مفتش الجودة |
| 2. الاحتواء | يُوضع المخزون المتأثر قيد الاحتجاز، أينما كان: منطقة الاستلام، أو الخط، أو المستودع، أو حتى بعد الشحن | الجودة، والمستودع |
| 3. المراجعة | تقيّم الجودة والقسم المعني الأثر والأسباب المحتملة | مدير الجودة مع الإنتاج أو المشتريات |
| 4. القرار (التصرف) | الاستخدام كما هو، أو إعادة التصنيع، أو خفض الدرجة، أو الإرجاع للمورّد، أو الإتلاف، مع السبب والاعتماد | مدير الجودة؛ واعتماد أعلى للاستخدام كما هو في الخصائص الحرجة |
| 5. التنفيذ | أمر إعادة تصنيع، أو إرجاع وإشعار مدين، أو قيد إتلاف، أو إبلاغ العميل | الإنتاج، والمشتريات، والمالية |
| 6. الإجراء التصحيحي (عند الحاجة) | إيجاد السبب الجذري وإصلاحه للمشكلات المتكررة أو الخطيرة | مسؤول تعيّنه الجودة |
| 7. الإغلاق | التحقق من اكتمال التصرف وأي إجراء تصحيحي | مدير الجودة |
التصرف هو حيث تلامس الجودة التكلفة، لذا يحتاج إلى قواعد واضحة:
- الاستخدام كما هو فقط عندما لا يؤثر العيب على الصلاحية للاستخدام، مع اعتماد مكتوب.
- إعادة التصنيع تُنشئ أمر عمل، حتى تُحسب تكلفة عمالة إعادة التصنيع وموادها.
- الإرجاع للمورّد يُنشئ إرجاعًا وإشعارًا مدينًا، حتى يعود المال.
- الإتلاف يشطب المخزون برمز سبب، حتى يمكن الإبلاغ عن قيمة الإتلاف حسب السبب.
تقرير عدم المطابقة الذي ينتهي بـ «أُتلف» دون قيد مخزون يترك المخزون مبالغًا فيه. وتقرير عدم المطابقة الذي ينتهي بـ «أُرجع» دون إشعار مدين يترك المال لدى المورّد.
كيف يبدو تقرير عدم المطابقة عمليًا؟ مثال تطبيقي
مصنع عصائر في الشارقة يستلم 1,000 لفة من ملصقات الزجاجات المطبوعة بسعر 85 درهمًا للفة. وتستخدم خطة فحص الملصقات أخذ عيّنات مفردة عادية بمستوى الفحص العام II وحد جودة مقبول 1.0 للعيوب الرئيسية: للوط من 1,000، تُفحص 80 لفة، ويُقبل بلفتين معيبتين أو أقل، ويُرفض بثلاث أو أكثر.
| الخطوة | ما حدث |
|---|---|
| الاستلام | استُلمت 1,000 لفة في الحجر مقابل أمر الشراء؛ غير متاحة للإنتاج |
| الفحص | أُخذت عيّنة من 80 لفة. في 6 منها انزاحت الطباعة إلى المنطقة التي يُطبع فيها رقم الدفعة وتاريخ الانتهاء على الخط |
| النتيجة | 6 معيبة تتجاوز رقم الرفض 3. فرُفض اللوط، وأُصدر تقرير عدم المطابقة NCR-2026-117 مع الصور |
| الاحتواء | تبقى اللفات الألف كلها قيد الاحتجاز. ويستمر الإنتاج على اللوط السابق، الذي يكفي نحو 12 يومًا |
| التصرف | الإرجاع للمورّد. ورُفض الاستخدام كما هو لأن تاريخ الانتهاء غير المقروء إخفاق في بيانات ملصقات الغذاء |
| التنفيذ | إصدار مذكرة إرجاع وإشعار مدين: 85,000 درهم إضافة إلى ضريبة 5% (4,250 درهمًا)، بإجمالي 89,250 درهمًا |
| متابعة المورّد | ثاني رفض للملصقات هذا الربع، فيُصدر طلب إجراء تصحيحي للمورّد. ويتتبع المورّد الانزياح إلى معايرة المطبعة ويضيف فحصًا لضبط الطباعة |
| الإغلاق | استُلم لوط بديل في اليوم 9، وفُحص وأُفرج عنه. ويُغلق تقرير عدم المطابقة بعد تأكيد الإشعار المدين والتحقق من الإجراء التصحيحي للمورّد في التوريدين التاليين |
ثلاثة أمور جعلت هذا ينجح. فقد وُضع اللوط في الحجر افتراضيًا، فلم تصل أي ملصقات معيبة إلى الخط. وأنشأ تقرير عدم المطابقة الإرجاع والإشعار المدين مباشرة، فاستعادت المالية المال دون متابعة منفصلة. واحتُسب الرفض على تقييم جودة المورّد، وهو ما سيهم في التفاوض القادم على الأسعار.
متى تحتاجون إلى إجراء تصحيحي، وماذا يتوقع مدققو ISO 9001؟
ليس كل تقرير عدم مطابقة يحتاج إلى إجراء تصحيحي. فالمنصة التالفة لمرة واحدة تُعالج بالتصرف. أما العيب الذي يتكرر، أو يؤثر على السلامة أو العميل، أو يكلّف مالًا كبيرًا، فيحتاج إلى إجراء تصحيحي يجد السبب ويزيله.
لسجل الإجراء التصحيحي العملي خمسة أجزاء:
- المشكلة: ما حدث، مرتبطًا بتقارير عدم المطابقة التي أطلقته.
- السبب الجذري: يُعثر عليه بطريقة بسيطة مثل طرح سؤال «لماذا» خمس مرات، أو مخطط السبب والنتيجة. و«خطأ المشغّل» نادرًا ما يكون السبب الجذري الحقيقي.
- الإجراء: ما الذي سيتغير، ومن المسؤول، وبحلول متى.
- التحقق: دليل على أن الإجراء نجح، مثل عدم التكرار عبر اللوطات التالية.
- الإغلاق: باعتماد الجودة، مع أي تحديثات للإجراءات أو خطط الفحص أو التدريب.
نُشر ISO 9001:2026 في 16 سبتمبر 2026، ليحل محل إصدار 2015. وأمام الشركات الحاصلة على الشهادة حتى 30 سبتمبر 2029 للانتقال. والبندان المهمان هنا يحتفظان بأرقامهما:
| البند | المتطلب | ما يطلبه المدققون عادةً |
|---|---|---|
| 8.7 ضبط المخرجات غير المطابقة | تُحدَّد المخرجات غير المطابقة وتُضبط لمنع استخدامها أو تسليمها دون قصد | سجلات الاحتجاز والحجر، وقرارات التصرف مع الصلاحية، وسجلات الاستثناءات المقبولة |
| 10.2 عدم المطابقة والإجراء التصحيحي | الاستجابة لحالات عدم المطابقة، وتقييم الحاجة إلى إجراء لإزالة الأسباب، والتنفيذ، ومراجعة الفعالية | سجل تقارير عدم المطابقة، وتحليل السبب الجذري، ودليل على نجاح الإجراء، وبيانات الاتجاهات |
يضيف إصدار 2026 ملاحظة بأن شكاوى العملاء قد تكون مصدرًا لحالات عدم المطابقة، لذا يجب أن تغذّي سجلات الشكاوى إجراء تقرير عدم المطابقة والإجراء التصحيحي نفسه.
يبحث المدققون عن حلقة مغلقة. فسجل تقارير عدم مطابقة به بنود مفتوحة كثيرة، أو إجراءات تصحيحية دون تحقق، أو تكرار العيب نفسه، هي أكثر ملاحظات التدقيق شيوعًا.
ماذا ترى HYP لدى المصانع؟
لدى مصنّعي الأغذية والتغليف والكيماويات ومنتجات البناء في الخليج، كثيرًا ما يجد فريق التنفيذ لدينا فريق جودة بإجراءات ورقية جيدة وصلة ضعيفة ببقية النظام. فنتائج الفحص في ملفات أو جداول بيانات، والمخزون المرفوض يُحتجز بلافتة على المنصة، ويُغلق تقرير عدم المطابقة في مكتب الجودة بينما لا يزال المخزون في النظام كمتاح.
الإصلاح الأول عادةً هو جعل الحجر حالة مخزون، لا لافتة. فبمجرد أن يتعذر صرف الأصناف المفحوصة حتى الإفراج عنها، وبمجرد أن تُنشئ قرارات تقرير عدم المطابقة قيد الإرجاع أو إعادة التصنيع أو الإتلاف مباشرة، تتوقف سجلات الجودة وسجلات المخزون عن الاختلاف. ويبدأ الإتلاف حسب رمز السبب أيضًا بالظهور في تقارير التكاليف، غالبًا لأول مرة.
في HYP، يمكن إعداد خطط الفحص حسب الصنف عند استلام البضائع وأثناء الإنتاج وقبل الإرسال، مع ربط مخزون الحجر وتقارير عدم المطابقة والتصرفات بالمشتريات والإنتاج والمخزون. اطّلعوا على طريقة العمل في صفحة إدارة الجودة.
قراءات ذات صلة: الإتلاف وإعادة التصنيع يغيّران التكلفة الحقيقية للمنتج. اطّلعوا على قائمة المواد وتكاليف الإنتاج: معرفة التكلفة الحقيقية للمنتج النهائي.