لدى معظم الفنادق نظام قوي للمكتب الأمامي وجانب خلفي ضعيف. فإيرادات الغرف تُتتبّع لكل ليلة، بينما تتنقل الأطعمة والمشروبات ومستلزمات الضيوف والبياضات بين المخازن والمطابخ والبارات بقصاصات ورقية، وتكون تكلفة المبيعات رقمًا واحدًا في نهاية الشهر.
يغطي هذا الدليل المشتريات، والاستلام، والمخازن والصرف، والاحتساب الشهري لتكلفة الطعام حسب المنفذ، ومثالًا تطبيقيًا لمطعم يقدّم الوجبات طوال اليوم في فندق بدبي. وينتهي بقائمة تحقق وأسئلة شائعة.
كيف يجب أن تعمل مشتريات الفندق؟
تشتري الفنادق نوعين من المخزون، ويحتاج كل منهما إلى روتين مختلف.
أصناف المخازن هي البضائع الجافة، والأطعمة المجمّدة، والمشروبات، ومستلزمات التنظيف، ومستلزمات الضيوف، والقرطاسية المطبوعة. وتُشترى بأوامر شراء وفق مستويات المخزون المعيارية: حد أدنى وحد أقصى لكل صنف في المخزن الرئيسي. وعندما ينخفض المخزون إلى الحد الأدنى، يقترح النظام طلبًا لإعادته إلى الحد الأقصى. ثم يقارن المشترون الأسعار من الموردين المعتمدين، وتذهب الطلبات التي تتجاوز قيمة متفقًا عليها للاعتماد.
الأصناف المباشرة هي المواد القابلة للتلف المشتراة للاستخدام الفوري، مثل الأسماك الطازجة واللحوم والفواكه والخضروات ومنتجات الألبان والخبز. ويطلبها الطهاة يوميًا أو كل بضعة أيام من قائمة السوق. وتذهب مباشرة إلى المطبخ بعد الاستلام، دون المرور بالمخزن الرئيسي، وتُحمّل على تكلفة ذلك المطبخ في يوم وصولها.
ثلاثة ضوابط تجعل المشتريات موثوقة:
- الأسعار المتفق عليها. احتفظوا بالأسعار المتعاقد عليها لكل مورّد وصنف، حتى يُكشف التسليم المفوتر بسعر أعلى قبل دفعه.
- مشترٍ واحد، وطالبون كثر. يطلب الطهاة ورؤساء الأقسام؛ وتصدر المشتريات الأوامر. فالطاهي الذي يتصل بالموردين مباشرة يتجاوز ضبط الأسعار والاستلام معًا.
- الأوامر قبل التسليمات. يجب أن يطابق كل تسليم أمر شراء أو قائمة سوق معتمدة. والبضائع التي تصل دون أمر علامة على أن أحدهم يشتري خارج النظام.
ماذا يجب أن يحدث عند الاستلام؟
الاستلام هو حيث تبدأ معظم خسائر مخزون الفنادق، لأنه كثيرًا ما يُجرى على عجل في رصيف تحميل مزدحم بواسطة أي شخص متفرغ.
يتحقق موظف الاستلام من كل تسليم مقابل أمر الشراء، لا مقابل مذكرة تسليم المورّد. زِنوا الأصناف المباعة بالوزن، واعدّوا الأصناف المباعة بالوحدة، وتحققوا من درجات الحرارة وتواريخ الانتهاء للأطعمة المبرّدة والمجمّدة. وارفضوا أو سجّلوا أي نقص أو تلف أو مخالفة للمواصفات في التسليم، قبل مغادرة السائق.
من السهل تفويت نقص التسليم. فمورّد يفوتر 40 كغ من السلمون بسعر 68 درهمًا للكيلوغرام، أي 2,720 درهمًا. ويُظهر الميزان 37.5 كغ، بقيمة 2,550 درهمًا. فإذا لم يزنه أحد، يدفع الفندق 170 درهمًا زيادة، إضافة إلى 8.50 دراهم ضريبة قيمة مضافة، وتُضخّم تكلفة المطبخ بالمبلغ نفسه. وعلى مدى سنة من تسليمات الأسماك اليومية، يصبح الفرق كبيرًا.
سجّلوا الاستلام في النظام لحظة حدوثه. فالاستلام يحدّث المخزون لأصناف المخازن، ويحمّل الأصناف المباشرة على المطبخ الصحيح، ويعطي الحسابات الدائنة كمية مؤكدة لمطابقتها مع فاتورة المورّد. وسعّروا المخزون صافيًا من ضريبة القيمة المضافة: فضريبة المدخلات قابلة للاسترداد للفندق المسجّل ضريبيًا وليست جزءًا من التكلفة.
كيف تحافظ المخازن والصرف والتحويلات على دقة تكلفة كل منفذ؟
يحتفظ المخزن الرئيسي بالمخزون حتى يطلبه منفذ. فيرفع كل منفذ طلب صرف، ويصرف أمين المخزن البضائع، وينقل الصرف التكلفة من المخزن إلى ذلك المنفذ. ومن دون طلبات الصرف، لا يملك المخزن سجلًا بوجهة مخزونه، وتصبح تكلفة كل منفذ تخمينًا.
يتنقل المخزون أيضًا بين المنافذ، ويحتاج كل نقل إلى تحويل:
| الحركة | مثال | تُسجَّل على أنها |
|---|---|---|
| من المطبخ إلى البار | فواكه وقشدة وأعشاب للمشروبات المخلوطة | تحويل: تنخفض تكلفة الطعام، وترتفع تكلفة المشروبات |
| من البار إلى المطبخ | نبيذ ومشروبات روحية للطهي | تحويل: تنخفض تكلفة المشروبات، وترتفع تكلفة الطعام |
| من المطبخ إلى الحفلات والمناسبات | مخزون مشترك يُستخدم لحفل زفاف أو مؤتمر | تحويل إلى منفذ الحفلات والمناسبات |
| من أي منفذ إلى مقصف الموظفين | طعام لوجبات الموظفين | وجبات الموظفين، تُحمّل كتكلفة موظفين |
| من أي منفذ إلى الاستخدام المجاني | ضيوف الإدارة، ومستلزمات الترحيب، والتذوق | طعام أو مشروبات مجانية، تُحمّل على القسم الذي قدّمها |
| من المطبخ إلى الهدر | أصناف تالفة أو منتهية الصلاحية أو معطوبة | هدر، مع السبب |
يتبع مخزون قسم الغرف القواعد نفسها. فمستلزمات الضيوف وأصناف الميني بار والبياضات تُصرف من المخزن إلى التدبير الفندقي، ويحتفظ كل طابق أو مخزن فرعي بمخزون معياري. ويجب أن يطابق استهلاك الميني بار رسوم الميني بار في حسابات الضيوف؛ والفروق تشير إلى رسوم غير مرحّلة أو خسائر.
بموجب النظام الموحد لحسابات قطاع الإقامة (USALI)، وهو معيار التقارير الذي يستخدمه معظم ملاك الفنادق ومشغّليها، يبلّغ كل قسم تشغيلي عن إيراداته ومصروفاته الخاصة. وقد سرى الإصدار المنقّح الثاني عشر في 1 يناير 2026. والصرف والتحويلات المنضبطة هي ما يجعل ذلك التقرير القسمي جديرًا بالثقة.
كيف تُحتسب تكلفة الطعام حسب المنفذ؟ مثال تطبيقي
فندق من 250 غرفة في دبي يحتسب تكلفة الطعام لمطعمه الذي يقدّم الوجبات طوال اليوم لشهر أكتوبر. والإيرادات صافية من ضريبة القيمة المضافة ورسوم الخدمة ورسوم البلدية. وكل الأرقام بالدرهم ودون ضريبة القيمة المضافة.
| البند | درهم |
|---|---|
| مخزون المطبخ الافتتاحي (جرد 30 سبتمبر) | 48,000 |
| يُضاف: الصرف من المخزن الرئيسي | 162,000 |
| يُضاف: المشتريات المباشرة (قائمة السوق) | 78,000 |
| يُضاف: التحويلات الواردة من البار | 1,500 |
| يُطرح: التحويلات الصادرة إلى البار | (4,800) |
| يُطرح: وجبات الموظفين | (9,200) |
| يُطرح: الطعام المجاني | (3,500) |
| يُطرح: مخزون المطبخ الختامي (جرد 31 أكتوبر) | (52,000) |
| تكلفة الطعام المباع | 220,000 |
| إيرادات الطعام | 720,000 |
| تكلفة الطعام الفعلية | 30.6% |
يعطي تقرير هندسة القائمة، الذي يضرب كل طبق مُباع في نقطة البيع في تكلفة وصفته، تكلفة طعام نظرية قدرها 27.0%، أي 194,400 درهم. والفجوة 25,600 درهم، أو 3.6 نقطة مئوية.
يعالج مراقب الأغذية والمشروبات الفجوة بهذا الترتيب:
- التحويلات غير المسجّلة. استعار قسم الحفلات والمناسبات لحومًا ومنتجات ألبان بقيمة 9,800 درهم لمناسبتين في عطلة نهاية الأسبوع دون تحويل. وتسجيلها يخفض تكلفة المنفذ إلى 210,200 درهم، أو 29.2%، والفجوة إلى 15,800 درهم.
- الاستلام. تحققوا من أوزان وأسعار تسليمات الأسماك واللحوم للشهر مقابل الأوامر.
- الوصفات والحصص. افحصوا عشوائيًا أكثر 20 طبقًا مبيعًا مقابل بطاقات وصفاتها.
- الهدر والأصناف المجانية غير المسجّلة. قارنوا سجل الهدر وسجلات الأصناف المجانية بما يبلّغ عنه فريق المطبخ.
الخطوة الأولى وحدها فسّرت أكثر من ثلث الفجوة، ولم يكن أي منها مشكلة في المطبخ. وهذا يعني أيضًا أن تكلفة قسم الحفلات والمناسبات كانت أقل من حقيقتها بمبلغ 9,800 درهم نفسه.
هذه الأرقام توضيحية.
ماذا يجب أن تغطي المراجعة الشهرية لتكلفة الأغذية والمشروبات؟
ماذا ترى HYP لدى الفنادق؟
يرى فريق التنفيذ في HYP النمط نفسه لدى الفنادق في أنحاء المنطقة. فنظام إدارة الفندق يعرف كل ليلة غرفة، لكن الجانب الخلفي يعمل بطلبات صرف ورقية وجداول بيانات. ويطلب الطهاة من الموردين مباشرة عبر الهاتف. وتتم التحويلات بين المطابخ والبارات والحفلات والمناسبات بالمصافحة. وفي نهاية الشهر، يملك مراقب التكاليف رقمًا واحدًا لتكلفة المبيعات للفندق بأكمله، ويدور النقاش حول أي منفذ تسبب فيه في حلقة مفرغة.
الفنادق التي تضبط التكلفة جيدًا تُجري ثلاثة تغييرات. فكل عملية شراء تبدأ بأمر أو قائمة سوق معتمدة. ويُجرى الاستلام مقابل الأمر، مع التحقق من الأوزان والأسعار. وتُسجَّل كل حركة مخزون بين المخزن والمنافذ والأقسام في حينها، فتكون تكلفة كل منفذ خاصة به.
يدير حل عمليات الضيافة من HYP المشتريات والاستلام والمخازن الرئيسية وطلبات الصرف وتحويلات المنافذ وتكاليف الوصفات للفنادق، مع تكلفة الأغذية والمشروبات حسب المنفذ كل شهر. اطّلعوا على طريقة العمل في صفحة عمليات الضيافة.
قراءات ذات صلة: تسعير قائمة الطعام من تكلفة الطعام: طريقة خطوة بخطوة مع مثال محلول، ومن أين يأتي هدر الطعام في المطاعم وكيف يُقاس.